Một công ty (ví dụ minh hoạ) giữ chỗ cho ba mươi nhân viên đi dự hội nghị. Người phụ trách hành chính tưởng chỉ có một hạn cần nhớ, là hạn thanh toán, nên danh sách tên gửi trễ vài ngày. Hãng tự huỷ phần giữ chỗ, và công ty phải hỏi lại từ đầu cho cả đoàn, vào đúng lúc chỗ trống đã ít đi.
Câu hỏi bạn đang có có lẽ là: đặt vé máy bay cho một nhóm thì khác đặt vé lẻ ở đâu, và phải làm gì trước, làm gì sau? Câu trả lời ngắn: vé đoàn có ít nhất ba mốc thời gian riêng, gồm hạn gửi danh sách tên, hạn đặt cọc nếu có và hạn xuất vé, và điều kiện đổi, hoàn thường tính cho cả nhóm. Giữ chỗ chưa phải là có vé, nên mốc nào cũng cần ghi ra giấy.
Đọc hết bài, bạn sẽ có quy trình bảy bước, bảng các mốc cần hỏi hãng, danh sách kiểm trước khi gửi tên và những lỗi thường làm cả đoàn trễ chuyến.
Vé đoàn khác vé lẻ ở điểm nào?
Ngưỡng số người để được tính là nhóm do từng hãng quy định, nên hãy hỏi hãng hoặc đại lý bạn đặt thay vì tự suy ra một con số. Đặt nhóm thường có các đặc điểm: giữ chỗ trước khi có đủ danh sách, hạn nộp tên, hạn thanh toán theo mốc, và điều kiện đổi, hoàn áp dụng cho cả nhóm thay vì từng người. Điều kiện riêng của nhóm có thể chặt hơn hoặc khác vé lẻ, đã nêu một ví dụ ở bài hoàn đổi vé máy bay và điều kiện giá vé.
Giá cụ thể do hãng báo theo từng đợt, bài này không nêu giá để tránh sai khác thời điểm. Điều đáng nói hơn giá là cách nhóm vận hành. Vé lẻ thì mỗi người tự chịu trách nhiệm cho tên, giờ và hành lý của mình. Vé đoàn thì một sai sót ở một người có thể kéo theo việc đối chiếu lại cả danh sách, và một mốc bị lỡ có thể ảnh hưởng đến mọi người.
Một điểm hay bị hiểu nhầm: giữ chỗ chưa phải là có vé. Phần giữ chỗ chỉ là chỗ tạm thời cho đến mốc hãng ghi, sau mốc đó hệ thống có thể tự huỷ mà không nhắc. Vì vậy người đầu mối nên hỏi rõ ba mốc: hạn gửi tên, hạn đặt cọc nếu có, và hạn xuất vé, rồi ghi vào văn bản báo giá để cả nhóm cùng thấy.
Vì sao vé đoàn có nhiều mốc thời gian như vậy?
Với hãng, một nhóm là một lượng ghế lớn bị giữ lại trong một khoảng thời gian. Nếu nhóm không xuất vé, số ghế ấy có thể đã bán được cho khách khác. Các mốc ra đời để hãng biết sớm nhóm có thật sự đi hay không, và để giảm rủi ro ghế bỏ trống.
Nhìn từ phía người đặt, bạn có thời gian để hoàn thiện danh sách nhưng thời gian đó có hạn, và mỗi mốc thường đi kèm một hậu quả khác nhau: lỡ hạn gửi tên có thể bị mất chỗ, lỡ hạn thanh toán có thể bị huỷ cả phần giữ, còn thay đổi sau khi xuất vé thường bị tính phí hoặc không được phép. Mức phí và mức hạn chế cụ thể tuỳ hãng, nên hãy xin bằng văn bản.
| Mốc cần hỏi | Nội dung cần xác nhận | Nên ghi vào đâu |
|---|---|---|
| Hạn giữ chỗ | Đến ngày nào phần giữ chỗ còn hiệu lực | Báo giá, lịch chung |
| Hạn gửi danh sách tên | Gửi đủ hay được gửi từng phần, có được thay tên không | Email xác nhận của hãng hoặc đại lý |
| Hạn đặt cọc | Có yêu cầu cọc không, cọc có được hoàn không | Báo giá, hợp đồng nếu có |
| Hạn xuất vé | Sau mốc này đổi hoặc huỷ bị tính thế nào | Điều kiện nhóm bằng văn bản |
Bảng trên không có số ngày cụ thể vì mỗi hãng và mỗi tuyến một khác. Hãy xem nó như danh sách câu hỏi để đặt cho nơi bán, rồi điền câu trả lời của họ vào.
Quy trình đặt vé đoàn từng bước
- Xác định hành trình, ngày đi, ngày về, số người dự kiến và các điểm xuất phát nếu khác nhau.
- Gửi yêu cầu cho hãng hoặc đại lý, kèm ngày linh hoạt nếu có.
- Nhận báo giá và điều kiện nhóm bằng văn bản.
- Giữ chỗ trong thời hạn hãng cho phép.
- Gửi danh sách tên đúng như giấy tờ trước mốc quy định.
- Thanh toán theo các mốc. Có thể có đợt đặt cọc rồi đến thanh toán còn lại, tuỳ điều kiện.
- Xuất vé, gửi vé điện tử cho từng người và kiểm lại tên.
Hãy ghi các mốc vào lịch chung ngay sau bước ba. Nên phân công một người duy nhất làm đầu mối liên hệ với nơi bán, thay vì để nhiều người cùng hỏi và nhận thông tin lệch nhau. Mọi thay đổi về số người hoặc ngày bay cũng nên gửi qua đầu mối này bằng văn bản, để sau này có chỗ đối chiếu.
Ví dụ minh hoạ: đoàn ba mươi người đi hội nghị
Giả sử một công ty cần đưa ba mươi người đi dự hội nghị ở thành phố khác. Phòng hành chính gửi yêu cầu với ngày đi, ngày về và hai ngày dự phòng. Hãng báo điều kiện nhóm, trong đó nêu rõ ngày hết hạn giữ chỗ. Người đầu mối chép các mốc vào lịch chung và báo lãnh đạo duyệt ngân sách trước mốc đầu tiên, thay vì đợi sát hạn mới xin ý kiến.
Trong lúc chờ duyệt, người đầu mối thu bản chụp hộ chiếu hoặc căn cước của từng người, lập một bảng tính có cột họ tên đúng giấy tờ, ngày sinh, số giấy tờ và số điện thoại. Hai người cùng đối chiếu bảng với bản chụp. Khi lãnh đạo duyệt, danh sách đã sẵn sàng và việc gửi tên chỉ mất một buổi.
Danh sách tên: nguồn sai sót lớn nhất
Danh sách tên của cả đoàn gửi một lần, nên sai một người dễ kéo theo cả nhóm phải đối chiếu lại. Hãy thu bản chụp giấy tờ của từng người, nhập theo đúng bản chụp, rồi nhờ một người khác đối chiếu. Cách nhập đúng tên, hay nhầm ở đâu, xem bài đặt vé máy bay lần đầu: 7 bước và lỗi nhập tên. Mốc được đổi hoặc rút tên thường có giới hạn, do hãng quy định.
Danh sách kiểm ngắn trước khi bấm gửi:
- Tên khớp từng chữ với giấy tờ sẽ mang theo khi bay.
- Giấy tờ còn hạn tại ngày bay, và ngày về nếu là vé khứ hồi.
- Em bé và trẻ em được ghi đúng độ tuổi theo quy định của hãng.
- Mỗi người có ít nhất một số điện thoại hoặc email nhận vé.
- Người đầu mối giữ một bản danh sách cuối cùng có ngày giờ gửi.
Với những người đi nước ngoài, bước kiểm giấy tờ còn dài hơn, vì hộ chiếu và visa là điều kiện để hãng chở. Phần này được trình bày ở bài vé máy bay quốc tế khác nội địa ở 6 điểm.
Năm lỗi thường gặp khi đặt vé đoàn
Đây là những chỗ người đặt hay vấp khi làm việc theo nhóm.
- Nhầm giữ chỗ với xuất vé và không ghi hạn.
- Gửi danh sách nhập tay từ tin nhắn thay vì từ bản chụp giấy tờ.
- Để nhiều người cùng liên hệ hãng, mỗi người một thông tin.
- Không hỏi điều kiện đổi và hoàn của nhóm trước khi thanh toán.
- Quên rằng ngày về cũng cần chốt, nhất là khi lịch hội nghị còn thay đổi.
Cả năm lỗi đều tránh được nếu mọi thỏa thuận có văn bản, vì email xác nhận có thể đọc lại khi cần.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm gì?
Doanh nghiệp thường cần chứng từ, hoá đơn và quy trình duyệt nội bộ trước khi xuất vé. Điều này làm kéo dài thời gian giữ chỗ, nên hãy duyệt ngân sách trước khi xin báo giá, hoặc ít nhất báo lãnh đạo biết các mốc để duyệt kịp. Hãy hỏi trước thông tin xuất hoá đơn để không phải sửa sau khi thanh toán.
Với việc đi công tác theo lịch cố định, đọc thêm vé máy bay công tác cho doanh nghiệp. Với nhóm đi làm việc ở nước ngoài, có thêm yêu cầu về hồ sơ, xem vé đoàn cho lao động và công ty phái cử.
Gia đình và nhóm bạn đi chung cần lưu ý gì?
Nhóm gia đình có em bé, người lớn tuổi thường ưu tiên ngồi gần nhau và hành lý, nên hãy hỏi nhóm có được xếp ghế liền kề không và cách hãng tính. Chuyến đi gia đình cũng hay thay đổi nhiều hơn chuyến công tác, vì có người xin nghỉ không được, có người đổi lịch. Hãy chọn hạng vé theo mức chắc chắn của kế hoạch, thay vì chỉ nhìn chênh lệch giá, xem hạng vé phổ thông tiết kiệm, tiêu chuẩn, linh hoạt.
Nếu có người cao tuổi đi cùng, xem vé máy bay cho cha mẹ lớn tuổi. Với nhóm bạn, nên thống nhất từ đầu ai là người đứng ra thu tiền và nhận vé, vì cả nhóm khó cùng thanh toán đúng mốc nếu không có người nhắc.
Để thấy toàn bộ quy trình từ đặt đến lên máy bay, đọc vé máy bay từ A đến Z. Nếu chuyến có điểm dừng, xem thêm quá cảnh và nối chuyến: bao lâu là đủ, nhất là khi cả đoàn phải nối chuyến cùng lúc.
Trước ngày bay, đầu mối nên làm gì?
Vài ngày trước chuyến, người đầu mối nên gửi cho cả đoàn một tin nhắn gồm giờ bay, mốc đóng quầy theo thông báo của hãng, sân bay và nhà ga, cùng quy định hành lý ghi trên vé. Đừng dùng con số nghe được từ người khác, vì mỗi hãng và mỗi hạng vé có điều kiện riêng. Nếu cả đoàn có nhiều điểm xuất phát, hãy nhắc rõ giờ và nơi hẹn gặp ở sân bay, để không ai phải gọi điện tìm nhau lúc quầy sắp đóng.
Câu hỏi thường gặp
Từ bao nhiêu người thì được tính là đoàn?
Do từng hãng quy định, hãy hỏi trực tiếp hãng hoặc đại lý.
Giữ chỗ cho đoàn được bao lâu?
Tuỳ hãng và tuyến. Thời hạn nêu trong báo giá, nên xin bằng văn bản.
Đổi tên người trong đoàn có được không?
Thường có giới hạn về thời hạn và số lượng, tuỳ điều kiện nhóm của hãng.
Một người trong đoàn huỷ thì có hoàn tiền không?
Tuỳ điều kiện nhóm. Một số điều kiện áp dụng cho cả nhóm thay vì từng người, nên cần hỏi trước khi thanh toán.
Có thể gửi danh sách tên làm nhiều đợt không?
Một số hãng cho phép gửi từng phần trước một mốc nhất định, số khác yêu cầu gửi đủ một lần. Hãy hỏi rõ trong báo giá.
Doanh nghiệp có cần ký hợp đồng riêng không?
Tuỳ nơi bán và quy mô. Dù có hợp đồng hay không, hãy giữ báo giá và điều kiện nhóm bằng văn bản.
Nguồn tham khảo
Nếu cần trao đổi thêm, bạn có thể liên hệ bộ phận vé máy bay của HVSC qua số 090.1800.918.
Cần báo giá vé máy bay?
Gửi hành trình, booker HVSC phản hồi phương án kèm điều kiện hành lý, đổi và hoàn vé.
▶
▶
▶
▶
▶
▶