Với công ty phái cử, đặt vé đoàn cho lao động hiệu quả khi tách hai bước: giữ chỗ theo lịch dự kiến, chỉ xuất vé khi visa và lịch tiếp nhận đã chắc. Kèm theo đó là một danh sách họ tên chuẩn theo hộ chiếu, một đầu mối liên lạc chung và một buổi phổ biến hành lý, thủ tục trước ngày bay. Phần lớn rủi ro mất tiền vé đến từ việc xuất vé quá sớm cho người chưa có visa, hoặc sai tên trên vé.
Khác biệt giữa vé đoàn lao động và vé đoàn du lịch
Đoàn du lịch chốt ngày từ đầu. Đoàn lao động thì phụ thuộc nhiều bên: lịch cấp visa, lịch tiếp nhận của doanh nghiệp nước ngoài, lịch đào tạo, kết quả khám sức khoẻ. Danh sách có thể thay đổi đến sát ngày. Vì vậy vé đoàn lao động cần linh hoạt ở hai chỗ: thời điểm xuất vé và cơ cấu nhóm.
Hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng chịu điều chỉnh của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (Luật số 69/2020/QH14, hiệu lực từ 01/01/2022). Bài này chỉ nói phần vé máy bay; các nghĩa vụ khác của doanh nghiệp dịch vụ, bạn đối chiếu văn bản luật và hướng dẫn hiện hành.
Quy trình 6 bước HVSC làm cùng công ty phái cử
| Bước | Việc | Ai chuẩn bị |
|---|---|---|
| 1. Dự báo | Số lượng dự kiến theo tháng, nước đến, sân bay đến | Công ty phái cử |
| 2. Phương án | Chuyến bay phù hợp, điều kiện nhóm, hạn giữ chỗ | HVSC |
| 3. Giữ chỗ | Giữ theo số lượng dự kiến, tách nhóm chắc chắn và nhóm chờ | HVSC |
| 4. Chốt tên | Danh sách họ tên theo hộ chiếu, ngày sinh, số hộ chiếu khi hãng yêu cầu | Công ty phái cử |
| 5. Xuất vé | Thanh toán, xuất vé cho người đã có visa, lịch tiếp nhận | Hai bên |
| 6. Ngày bay | Phổ biến hành lý, hỗ trợ tại sân bay, báo cáo đoàn đã bay | Hai bên |
Bước 3: tách nhóm để không mất cả đoàn
Một số chương trình vé nhóm có điều kiện ràng buộc cả nhóm. Ví dụ, ở chương trình vé nhóm của Vietnam Airlines tại thời điểm viết bài, vé đổi được thì phải đổi cả nhóm sang cùng một thời gian, hành trình mới, và hoàn vé áp dụng cho cả nhóm. Nếu cả đoàn 20 người nằm trong một nhóm mà 3 người chưa có visa, việc xử lý trở nên khó. Tách nhóm “đã có visa” và “đang chờ” ngay từ đầu giúp tránh tình huống này.
Bước 4: danh sách tên là chỗ hay sai
Lỗi hay gặp: viết tên không dấu nhưng đảo thứ tự họ, tên đệm; thiếu tên đệm; nhầm hai người cùng họ tên. Hãng thường không cho sửa tên quá mức lỗi chính tả nhỏ, và không cho chuyển vé sang người khác. Chúng tôi đề nghị công ty phái cử gửi danh sách dạng bảng, sao chép tên trực tiếp từ trang thông tin hộ chiếu (đã scan) thay vì gõ lại.
Hành lý: phổ biến trước, tránh phí quá cước tại quầy
Người lao động thường mang theo nhiều đồ cho thời gian dài. Hạn mức hành lý tuỳ hãng, chặng và hạng vé, có nơi tính theo cân, có nơi tính theo kiện. Đừng phổ biến theo trí nhớ, hãy lấy đúng hạn mức trên đặt chỗ thực tế. Vé Du Học, thương hiệu vé chuyên du học của HVSC, có hai bài tổng hợp quy định hành lý Vietnam Airlines và quy định hành lý Vietjet để công ty dùng khi soạn tài liệu.
Gợi ý nội dung buổi phổ biến:
- Hạn mức ký gửi, xách tay của đúng chuyến bay đoàn sẽ đi.
- Đồ cấm, đồ hạn chế: chất lỏng, pin, sạc dự phòng, thực phẩm mà nước đến cấm nhập.
- Cách đóng gói để cân trước tại nhà.
- Giấy tờ phải để trong túi xách tay, không ký gửi.
Bài cẩm nang sân bay cho lao động, tu nghiệp sinh lần đầu và chuẩn bị trước khi bay đi làm việc ở nước ngoài có thể gửi thẳng cho người lao động đọc trước.
Ngày bay: ai làm gì ở sân bay?
Với nhóm lần đầu bay, nên có một người điều phối của công ty phái cử tại sân bay. Người này:
- Gom và kiểm tra giấy tờ của từng người trước khi vào quầy.
- Xử lý tình huống hành lý quá cước tại chỗ (dồn đồ, bỏ bớt, mua thêm hạn mức).
- Giữ liên lạc với HVSC nếu có thay đổi giờ bay, cửa ra máy bay.
- Xác nhận danh sách đã qua cửa an ninh, đã lên máy bay, báo về công ty và gia đình.
Theo dõi đoàn bằng hệ thống, không bằng tin nhắn rời
Khi mỗi tháng có nhiều đoàn, việc theo dõi ai đã có visa, ai đã xuất vé, ai đã bay qua tin nhắn rời rất dễ sót. Một bảng tính chung là bước đầu. Khi quy mô lớn hơn, nên chuyển sang CRM web có trạng thái hồ sơ, phân quyền theo vai trò và nhật ký thay đổi. Dữ liệu người lao động là dữ liệu cá nhân, cần bảo vệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Vé chiều về sau hợp đồng
Khi kết thúc hợp đồng, người lao động thường tự đặt vé về hoặc công ty hỗ trợ. Bài về nước sau hợp đồng lao động có hướng dẫn chi tiết cho người lao động.
Làm việc với HVSC
HVSC nhận đặt vé đoàn lao động đi Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và các thị trường khác. Thanh toán trước khi xuất vé, xuất hoá đơn VAT đầy đủ. Gửi dự báo số lượng hoặc danh sách tại trang vé máy bay cho lao động để nhận báo giá miễn phí và phương án giữ chỗ.
Nếu bạn là người lao động đang tìm hiểu doanh nghiệp đưa đi, đọc thêm dấu hiệu nhận biết công ty phái cử uy tín.
Nguồn tham khảo
- Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, số 69/2020/QH14: https://luatvietnam.vn/lao-dong/luat-nguoi-lao-dong-viet-nam-di-lam-viec-o-nuoc-ngoai-theo-hop-dong-2020-195185-d1.html
- Vietnam Airlines, chương trình vé nhóm (điều kiện đổi, hoàn cho cả nhóm): https://www.vietnamairlines.com/vi-in/nhom-lon-gia-nho-online-vietnam-airlines
Cần vé quốc tế, nội địa, thương gia hay vé đoàn?
Gửi chặng bay, booker HVSC báo phương án kèm giá trọn gói, hành lý và điều kiện đổi, hoàn.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có visa có nên xuất vé cho lao động không?
Không nên. Thông thường chỉ giữ chỗ theo lịch dự kiến, xuất vé khi visa và lịch tiếp nhận của bên nước ngoài đã chắc chắn. Vé đã xuất mà người lao động chưa đi được thì phải đổi hoặc hoàn theo điều kiện vé.
Đổi người trong đoàn sau khi xuất vé được không?
Hầu hết hãng không cho chuyển vé sang người khác. Nếu danh sách còn thay đổi, giữ chỗ chưa xuất vé hoặc tách nhóm chắc chắn đi và nhóm chờ.
Hành lý của lao động được mang bao nhiêu?
Tuỳ hãng, chặng và hạng vé: có hãng tính theo cân, có hãng tính theo kiện. Kiểm tra hạn mức trên đặt chỗ thực tế và phổ biến cho người lao động trước ngày bay, kèm danh sách đồ cấm.
Công ty phái cử có cần cử trưởng đoàn ra sân bay không?
Không bắt buộc về vé, nhưng với nhóm lần đầu bay, một người điều phối tại sân bay giúp gom giấy tờ, xử lý hành lý quá cước và giải đáp tại chỗ.
