Khi chọn phần mềm kế toán, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bắt đầu bằng việc so sánh bảng tính năng: bên nào có nhiều báo cáo hơn, bên nào giá thấp hơn. Cách này dễ dẫn tới mua phần mềm “đầy đủ” nhưng cả nhóm không dùng hết, còn việc hằng ngày vẫn làm tay. Cách tiếp cận hiệu quả hơn là bắt đầu từ quy trình thực tế của doanh nghiệp, rồi mới xem phần mềm nào khớp.
Bước 1: vẽ quy trình thu chi
Hãy lấy một tờ giấy hoặc bảng trắng và vẽ đường đi của tiền và chứng từ trong công ty, từ lúc có đơn hàng đến khi ghi sổ. Đặt các câu hỏi:
- Ai báo giá, ai chốt đơn, ai viết hoá đơn, ai thu tiền?
- Tiền vào bằng cách nào: chuyển khoản, tiền mặt, thẻ, ví điện tử?
- Chi phí được duyệt ra sao và ai ký?
- Khi nào đối chiếu ngân hàng với sổ sách?
- Ai làm việc này: chủ doanh nghiệp, nhân viên hay kế toán thuê ngoài?
Khi vẽ xong, bạn sẽ thấy chỗ nào đang mất thời gian hoặc dễ sai: nhập một thông tin hai lần, quên đối chiếu, chứng từ rải rác. Đó là những chỗ phần mềm cần giải quyết. Nếu hiện tại bạn quản lý bằng bảng tính, bài quản lý khách hàng bằng bảng tính và khi nào nên chuyển sang CRM mô tả cách nhận biết lúc bảng tính không còn đủ, tương tự với kế toán.
Bước 2: hoá đơn điện tử
Hoá đơn là điểm nối giữa bán hàng và kế toán. Phần mềm nên giúp bạn lập hoá đơn nhanh, giảm gõ lại thông tin khách hàng và đối chiếu giữa hoá đơn với tiền thu. Câu hỏi cần đặt:
- Phần mềm kế toán có kết nối được với nhà cung cấp hoá đơn điện tử bạn đang dùng không?
- Có xuất được dữ liệu hoá đơn để đối chiếu cuối kỳ không?
- Khi hoá đơn điều chỉnh hoặc huỷ, sổ sách có tự cập nhật không?
Các quy định về hoá đơn điện tử thay đổi theo văn bản pháp luật; bạn có thể xem lại bài hoá đơn điện tử bắt buộc từ 1/7/2022 và danh sách kiểm tra và luôn đối chiếu với hướng dẫn của cơ quan thuế.
Bước 3: báo cáo thuế và sổ sách
Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp tại Việt Nam thường hỗ trợ sổ sách và báo cáo theo mẫu. Trước khi chọn, hãy hỏi người làm kế toán của bạn:
- Loại hình doanh nghiệp và chế độ kế toán đang áp dụng là gì?
- Các báo cáo nào bắt buộc nộp, tần suất bao nhiêu?
- Phần mềm xuất báo cáo ra định dạng bạn cần không?
- Khi mẫu biểu thay đổi, nhà cung cấp cập nhật như thế nào và bao lâu?
Đừng quyết định chỉ bằng quảng cáo hay tờ giới thiệu. Hãy nhờ dùng thử với dữ liệu giả lập hoặc vài tháng dữ liệu thật đã ẩn thông tin nhạy cảm, và nhờ kế toán xem kết quả. Đây không phải tư vấn thuế; mọi vấn đề về nghĩa vụ thuế cần đối chiếu cơ quan thuế hoặc chuyên gia có chứng chỉ.
Bước 4: dữ liệu và sao lưu
Dữ liệu kế toán là tài sản quan trọng, cần được lưu trữ an toàn. Hãy xác định trước khi mua:
- Nơi lưu dữ liệu: trên máy tính của bạn hay trên máy chủ của nhà cung cấp? Dữ liệu nằm ở đâu và ai có quyền truy cập?
- Sao lưu: tự động hay thủ công, tần suất, có bản sao ngoài hệ thống chính hay không. Bài mã độc tống tiền và sao lưu offline giải thích vì sao nên có bản sao tách rời.
- Xuất dữ liệu: nếu muốn đổi phần mềm, bạn xuất được toàn bộ dữ liệu ở định dạng mở không?
- Phân quyền: ai xem, ai sửa, ai duyệt. Nhật ký thao tác có lưu không?
- Bảo mật tài khoản: mật khẩu mạnh, xác thực hai lớp và quy trình khi nhân viên nghỉ việc.
Khi gửi hoặc nhận tài liệu kế toán bằng email, hãy lưu ý các yêu cầu về xác thực người gửi như trong bài Gmail và Yahoo siết email hàng loạt: SPF, DKIM, DMARC, vì thư báo giá hay hoá đơn gửi đi cũng có thể bị đưa vào thư rác nếu cấu hình chưa đúng.
Cách thử và quyết định
Một quy trình đơn giản để chọn:
- Viết quy trình hiện tại và các điểm đau trên một trang.
- Lập danh sách yêu cầu bắt buộc và yêu cầu nên có.
- Chọn hai hoặc ba phần mềm để thử, mỗi phần mềm dùng thử trong một tháng.
- Chạy thử một chu kỳ thật: lập hoá đơn, ghi thu chi, đối chiếu, xuất báo cáo.
- Hỏi người dùng thực tế, gồm kế toán, nhân viên bán hàng và chủ doanh nghiệp.
- Quyết định, kèm kế hoạch đào tạo và thời điểm chuyển dữ liệu.
Chuyển đổi số không chỉ là mua phần mềm mà còn là thay đổi cách làm việc. Cổng Chuyển đổi số quốc gia có cẩm nang và hỏi đáp để doanh nghiệp tham khảo thêm.
Nếu cần hỗ trợ về phần mềm quản lý khách hàng hoặc an toàn dữ liệu khi số hoá, có thể liên hệ đội Công nghệ của HVSC, tham khảo trang phần mềm CRM và bảo mật máy chủ, website.
Cập nhật 2026: Quy định về giao dịch điện tử và hoá đơn tiếp tục thay đổi, nên hãy đối chiếu hướng dẫn mới của cơ quan thuế. Xem thêm Luật Giao dịch điện tử 2023 hiệu lực 1/7/2024 và ERP, kế toán mã nguồn mở nếu cân nhắc giải pháp mở.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần phần mềm kế toán không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nếu giao dịch ít và có kế toán thuê ngoài, bảng tính có thể đủ trong giai đoạn đầu. Khi khối lượng chứng từ tăng, phần mềm giúp giảm sai sót.
Nên chọn phần mềm trên máy tính hay trực tuyến?
Tuỳ nhu cầu. Bản trực tuyến thuận tiện truy cập từ xa và cập nhật tự động; bản cài trên máy cho bạn nhiều quyền kiểm soát dữ liệu. Hãy xem kỹ chính sách sao lưu và xuất dữ liệu của cả hai.
Chuyển sang phần mềm khác sau này có khó không?
Sẽ dễ hơn nếu phần mềm cho xuất dữ liệu ở định dạng phổ biến. Hãy hỏi điều này trước khi mua.
Nguồn tham khảo
- Cổng thông tin Chuyển đổi số quốc gia — https://dx.gov.vn/
Cần tư vấn website, phần mềm hoặc bảo mật?
Mô tả bài toán, kỹ thuật HVSC trao đổi phạm vi và phương án phù hợp với doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp rất nhỏ có cần phần mềm kế toán không?
Không phải lúc nào cũng cần. Nếu giao dịch ít và có kế toán thuê ngoài, bảng tính có thể đủ trong giai đoạn đầu. Khi khối lượng chứng từ tăng, phần mềm giúp giảm sai sót.
Nên chọn phần mềm trên máy tính hay trực tuyến?
Tuỳ nhu cầu. Bản trực tuyến thuận tiện truy cập từ xa và cập nhật tự động; bản cài trên máy cho bạn nhiều quyền kiểm soát dữ liệu. Hãy xem kỹ chính sách sao lưu và xuất dữ liệu của cả hai.
Chuyển sang phần mềm khác sau này có khó không?
Sẽ dễ hơn nếu phần mềm cho xuất dữ liệu ở định dạng phổ biến. Hãy hỏi điều này trước khi mua.
▶
▶
▶
▶
▶