Ngày 1/7/2024, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (Luật số 20/2023/QH15) bắt đầu có hiệu lực, thay thế luật cùng tên năm 2005. Đây là nền tảng pháp lý cho hợp đồng điện tử, chữ ký số và dữ liệu số trong hoạt động của doanh nghiệp. Bài này tóm tắt những điểm một doanh nghiệp nhỏ nên biết, ở mức thông tin chung.
Lưu ý: bài viết không phải tư vấn pháp lý. Khi cần áp dụng vào tình huống cụ thể, hãy đọc văn bản gốc hoặc hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Bài trước trong chuỗi số hoá là chọn phần mềm kế toán SME theo quy trình.
Luật nói gì ở mức tổng quát
Theo các nguồn tra cứu pháp luật, Quốc hội thông qua luật ngày 22/6/2023; luật có 8 chương và 53 điều, hiệu lực từ 1/7/2024. Luật quy định việc thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử, chứ không thay đổi nội dung, điều kiện hay hình thức của chính giao dịch theo luật chuyên ngành. Phạm vi áp dụng gồm cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoặc liên quan đến giao dịch điện tử.
Dữ liệu điện tử và chứng cứ
Một trong những điểm doanh nghiệp quan tâm là giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu. Về nguyên tắc, thông tin được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không bị phủ nhận giá trị chỉ vì nó là dữ liệu điện tử. Điều đó nghĩa là email, tin nhắn, tệp tài liệu, nhật ký hệ thống có thể là chứng cứ nếu bảo đảm được tính toàn vẹn và nguồn gốc. Luật cũng đề cập tới việc chuyển đổi giữa văn bản giấy và thông điệp dữ liệu.
Việc cần làm thực tế:
- Lưu trữ hợp đồng, biên bản, email quan trọng ở nơi an toàn và có sao lưu.
- Ghi rõ người gửi, người nhận, thời điểm.
- Giữ nguyên bản gốc, không chỉnh sửa lại tệp sau khi chốt.
- Quy định ai có quyền truy cập, ai được xoá.
Chữ ký điện tử và chữ ký số
Luật có các quy định về chữ ký điện tử, trong đó có chữ ký số và dịch vụ chứng thực. Cần phân biệt: chữ ký điện tử là khái niệm rộng, còn chữ ký số dựa trên chứng thư số do tổ chức được cấp phép cung cấp. Loại chữ ký nào phù hợp tuỳ loại giao dịch và quy định chuyên ngành. Doanh nghiệp nên hỏi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực về giá trị sử dụng của từng loại trước khi mua.
Hợp đồng điện tử
Hợp đồng ký bằng phương tiện điện tử là hình thức ngày càng phổ biến. Điều doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Hai bên đồng ý giao kết bằng phương tiện điện tử và nêu rõ trong hợp đồng.
- Hệ thống ký có lưu vết thời gian, người ký, tình trạng sửa đổi.
- Hợp đồng thuộc loại luật chuyên ngành có yêu cầu hình thức riêng (ví dụ cần công chứng) hay không.
- Bản gốc được lưu như thế nào, ai chịu trách nhiệm.
Nếu doanh nghiệp làm việc từ xa nhiều, bài về chọn công cụ họp trực tuyến năm 2020 nhắc các điểm an toàn cơ bản khi dùng công cụ trực tuyến.
Liên quan tới dữ liệu cá nhân và an toàn thông tin
Giao dịch điện tử thường kèm dữ liệu khách hàng. Hãy xem lại cách thu thập, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu, như đã nêu trong bài về Nghị định 13/2023 và dữ liệu cá nhân trên website. Email thông báo hợp đồng, hoá đơn cũng nên được xác thực để tránh giả mạo, xem Gmail và Yahoo siết email hàng loạt.
Việc nên làm lúc này
- Rà soát quy trình ký, duyệt, lưu hợp đồng của doanh nghiệp: bước nào đang dùng giấy, bước nào đã số hoá.
- Lập danh sách tài liệu quan trọng và nơi lưu.
- Chọn dịch vụ chữ ký số, lưu trữ có điều khoản rõ ràng.
- Tra cứu văn bản hướng dẫn thi hành mới ban hành, vì luật cần có nghị định hướng dẫn để áp dụng chi tiết.
Nếu cần hỗ trợ về bảo mật website và hệ thống, có thể liên hệ đội Công nghệ của HVSC; mảng thiết kế website cũng có thể liên quan khi bạn làm quy trình trực tuyến.
Cập nhật 2026: Các văn bản hướng dẫn thi hành có thể đã được ban hành hoặc sửa đổi kể từ khi luật có hiệu lực; hãy tra cứu trên Công báo hoặc cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật chính thức. Về các chủ đề liên quan, xem cookie banner: đồng ý và bằng chứng và nâng cấp bảo mật website WordPress an toàn.
Câu hỏi thường gặp
Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ khi nào?
Theo các nguồn tra cứu pháp luật, từ ngày 1/7/2024, thay thế luật năm 2005. Hãy đối chiếu với văn bản gốc.
Email có thể làm chứng cứ không?
Về nguyên tắc, dữ liệu điện tử có thể là chứng cứ nếu bảo đảm tính toàn vẹn và nguồn gốc. Cụ thể từng vụ việc cần được người có chuyên môn pháp lý đánh giá.
Doanh nghiệp nhỏ cần mua chữ ký số ngay không?
Không bắt buộc cho mọi trường hợp. Hãy xem loại giao dịch của bạn và quy định chuyên ngành trước khi quyết định.
Nguồn tham khảo
- Thư viện Pháp luật, Luật Giao dịch điện tử 2023 số 20/2023/QH15 — https://thuvienphapluat.vn/van-ban/cong-nghe-thong-tin/Luat-Giao-dich-dien-tu-2023-20-2023-QH15-513347.aspx
- Bộ Khoa học và Công nghệ — https://mst.gov.vn/
Cần tư vấn website, phần mềm hoặc bảo mật?
Mô tả bài toán, kỹ thuật HVSC trao đổi phạm vi và phương án phù hợp với doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ khi nào?
Theo các nguồn tra cứu pháp luật, từ ngày 1/7/2024, thay thế luật năm 2005. Hãy đối chiếu với văn bản gốc.
Email có thể làm chứng cứ không?
Về nguyên tắc, dữ liệu điện tử có thể là chứng cứ nếu bảo đảm tính toàn vẹn và nguồn gốc. Cụ thể từng vụ việc cần được người có chuyên môn pháp lý đánh giá.
Doanh nghiệp nhỏ cần mua chữ ký số ngay không?
Không bắt buộc cho mọi trường hợp. Hãy xem loại giao dịch của bạn và quy định chuyên ngành trước khi quyết định.
▶
▶
▶
▶
▶