ERP và kế toán mã nguồn mở: Odoo Community, ERPNext thay phần mềm trả phí

Giấy phép: đọc kỹ trước khi quyết định

• Odoo có hai bản. Theo tài liệu pháp lý chính thức của Odoo, bản Community phát hành theo giấy phép LGPL phiên bản 3; bản Enterprise theo giấy phép riêng, chỉ dùng được khi có đăng ký trả phí. Điều này có nghĩa một số tính năng nằm ở bản trả phí; cần kiểm tra danh sách module của đúng phiên bản định dùng.
• ERPNext: kho mã nguồn chính thức ghi giấy phép GPL-3.0. Bản tự cài đặt không thu phí giấy phép; dịch vụ đám mây do nhà phát hành cung cấp có thể tính phí riêng.

Nói “mã nguồn mở” không đồng nghĩa mọi tính năng đều miễn phí hoặc mọi dịch vụ đi kèm đều miễn phí. Chi phí thật nằm ở triển khai, tuỳ biến, vận hành và hỗ trợ.

Bảng so sánh định hướng

Nhận định chung; tính năng thay đổi theo phiên bản. Hãy yêu cầu bản dùng thử với dữ liệu mẫu của doanh nghiệp.

Điểm đặc thù tại Việt Nam cần kiểm tra

• Hệ thống tài khoản và báo cáo tài chính theo quy định kế toán hiện hành: phần mềm có cấu hình được không, hay phải phát triển thêm.
• Hoá đơn điện tử và kết nối với nhà cung cấp hoá đơn: có tích hợp sẵn hay cần xây.
• Báo cáo thuế, kê khai và định dạng xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý.
• Ngân hàng, thanh toán, mã QR theo thói quen thị trường.
• Ngôn ngữ, định dạng ngày, tiền tệ, in chứng từ bằng tiếng Việt.

HVSC không trích dẫn các quy định cụ thể trong bài này; anh chị nên xác nhận yêu cầu hiện hành với kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn pháp lý, thuế của mình.

Các bước triển khai thận trọng

1. Xác định phạm vi. Chỉ kế toán, hay cả bán hàng, kho, mua hàng, nhân sự? Phạm vi nhỏ dễ thành công hơn.
2. Lập danh sách yêu cầu bắt buộc. Quy trình chứng từ, báo cáo, hoá đơn, phân quyền.
3. Dùng thử với dữ liệu mẫu. Cài bản thử, nhập vài tháng dữ liệu giả lập hoặc đã ẩn danh, chạy các báo cáo chính.
4. Chạy song song. Giữ hệ thống cũ, nhập dữ liệu vào cả hai trong một đến vài kỳ kế toán; đối chiếu kết quả.
5. Chuyển dữ liệu. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, số dư đầu kỳ. Kiểm tra từng bước, giữ bản sao lưu.
6. Đào tạo và phân quyền. Kế toán, thủ kho, nhân viên bán hàng học theo vai trò.
7. Chuyển hẳn khi đối chiếu đạt. Giữ hệ thống cũ ở chế độ chỉ xem trong thời gian cần thiết theo yêu cầu lưu trữ chứng từ.

Rủi ro và hạn chế

• Dữ liệu tài chính. Sai sót khi chuyển đổi gây hậu quả lớn; luôn có sao lưu và đối chiếu.
• Bản địa hoá. Thiếu tính năng theo quy định Việt Nam có thể buộc phải phát triển thêm, làm tăng chi phí.
• Phụ thuộc đơn vị triển khai. Phần mềm mở không có hãng hỗ trợ mặc định; chất lượng đơn vị triển khai quyết định kết quả.
• Nâng cấp phiên bản. Tuỳ biến nhiều làm việc nâng cấp phiên bản khó hơn.
• Bảo mật và sao lưu. Doanh nghiệp tự vận hành cần máy chủ, cập nhật bảo mật, sao lưu; xem thêm quản trị website trọn gói và hosting, VPS có quản trị.
• Không phải lúc nào cũng rẻ hơn. Với doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu kế toán chuẩn và ít tuỳ biến, phần mềm trả phí trong nước đôi khi hợp lý hơn.

Cách tính chi phí cho doanh nghiệp mình

Tổng chi phí sở hữu nên tính trong 3 đến 5 năm:

Điền số thật vào từng ô; HVSC không đưa con số tiết kiệm chung.

HVSC hỗ trợ cài đặt và đào tạo

HVSC có thể cài bản thử Odoo Community hoặc ERPNext trên hạ tầng có người quản trị, lập danh sách yêu cầu cùng kế toán của anh chị, đánh giá mức bản địa hoá cần thiết và đào tạo nhân viên theo vai trò. Chúng tôi không hứa trước phạm vi khi chưa khảo sát; kết quả khảo sát là cơ sở để anh chị quyết định. Xem thêm chuyên mục phần mềm mã nguồn mở và phần mềm web, CRM.

Nguồn chính thức

• Odoo: tài liệu giấy phép
• ERPNext: kho mã nguồn