Kể từ 1/7/2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng Thông tư 78/2021/TT-BTC về hoá đơn điện tử bắt đầu được áp dụng rộng rãi. Với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi thực tế là: mình thuộc nhóm nào, cần chuẩn bị gì và làm theo thứ tự nào. Bài này là danh sách kiểm tra mang tính tổng hợp, không thay thế văn bản chính thức hay tư vấn của kế toán, đại lý thuế.
Các văn bản cần nhớ
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP là văn bản về hoá đơn và chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC là văn bản hướng dẫn thi hành, cũng có hiệu lực từ 1/7/2022. Theo nguồn tổng hợp, cơ quan, tổ chức, cá nhân đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin được khuyến khích áp dụng sớm.
Nếu doanh nghiệp đang dùng hoá đơn điện tử theo quy định cũ, cần theo dõi thông báo của cơ quan thuế và nhà cung cấp để chuyển sang định dạng mới. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng thuộc diện áp dụng; thời gian chuyển đổi cụ thể cần kiểm tra tại Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế quản lý.
Hai loại hoá đơn: có mã và không có mã
Đây là điểm cần phân biệt trước tiên.
| Loại | Đặc điểm | Thường dành cho |
|---|---|---|
| Có mã của cơ quan thuế | Cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua; mã gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hoá từ thông tin người bán | Doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ nói chung |
| Không có mã | Người bán gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế, dữ liệu được chuyển cho cơ quan thuế sau | Một số lĩnh vực như điện, xăng dầu, viễn thông, tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải; hoặc doanh nghiệp đủ điều kiện hệ thống |
Theo bài tổng hợp của LuatVietnam, doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ nói chung thuộc nhóm hoá đơn có mã, còn cơ quan thuế phân loại và phê duyệt việc chọn loại không mã. Hãy xác nhận loại áp dụng cho mình tại cơ quan thuế.
Danh sách kiểm tra
- Xác định nhóm áp dụng. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh; thuộc ngành nào; dùng hoá đơn có mã hay không mã.
- Chọn nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử. Theo lộ trình của Tổng cục Thuế, việc triển khai theo mức độ sẵn sàng của từng nhà cung cấp. Hãy hỏi họ về việc kết nối với hệ thống cơ quan thuế và trình tự thông báo.
- Đăng ký sử dụng. Theo nguồn tổng hợp, sau khi nhận thông báo, doanh nghiệp đăng ký qua nhà cung cấp theo mẫu quy định và chờ phê duyệt. Cần hỏi rõ nhà cung cấp quy trình áp dụng thực tế.
- Chuẩn bị chữ ký số nếu quy trình của bạn yêu cầu. Hãy hỏi nhà cung cấp về loại chữ ký số tương thích và thời hạn.
- Thống nhất người phụ trách. Ai lập hoá đơn, ai duyệt, ai gửi cho khách, ai đối chiếu với kế toán.
- Cập nhật thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hoá đơn) để tránh sai sót khi lập.
- Lên quy trình lưu trữ. Hoá đơn điện tử nên được lưu ở dạng điện tử, có sao lưu. Kiểm tra thời hạn lưu giữ và cách lưu theo văn bản hiện hành.
- Chuẩn bị xử lý sai sót. Khi hoá đơn có sai tên, số tiền, thuế suất, quy trình điều chỉnh, thay thế hoặc huỷ phải theo hướng dẫn tại văn bản; hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế trước khi thao tác.
- Dừng dùng hoá đơn giấy cũ đúng cách. Nguồn tổng hợp nêu rằng sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp ngừng dùng hoá đơn theo quy định cũ và xử lý hoá đơn giấy chưa dùng theo hướng dẫn.
- Thử một vài hoá đơn mẫu trước khi lập hàng loạt.
Hoá đơn điện tử trong bức tranh số hoá
Đây không chỉ là việc kế toán. Nó gắn với cách bạn quản lý khách hàng, đơn hàng và dữ liệu. Nếu hồ sơ khách hàng còn nằm rải rác trong tệp tính toán, hãy đọc quản lý khách hàng bằng bảng tính hay CRM. Phần mềm và hệ thống cũ cũng cần rà soát; ví dụ bài Python 2 hết hỗ trợ, script cũ cần làm gì nhắc về những mã nguồn tự viết không còn được cập nhật. Việc dùng thêm công cụ mạng và bảo mật cũng cần cẩn trọng, như đã nêu trong bài Log4Shell: doanh nghiệp rà soát thế nào. Tổng quan hơn có thể xem chuyển đổi số tối thiểu: 5 việc doanh nghiệp nhỏ làm ngay.
Lưu ý quan trọng
Quy định có thể được sửa đổi, bổ sung và có hướng dẫn chi tiết riêng cho từng đối tượng. Hãy đối chiếu tại thuvienphapluat.vn, gdt.gov.vn hoặc hỏi đại lý thuế, không áp dụng máy móc theo bài tổng hợp.
Nếu cần hỗ trợ về phần mềm quản lý, có thể liên hệ đội Công nghệ của HVSC qua trang Phần mềm CRM. Khi cần củng cố an toàn thông tin cho hệ thống, xem Bảo mật server và website.
Cập nhật 2026: Quy định về hoá đơn điện tử đã có thêm hướng dẫn và sửa đổi sau 2022 mà bài này chưa kiểm chứng đầy đủ, nên cần kiểm tra thông tin chính thức tại Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) và thuvienphapluat.vn. Các bài liên quan: Nghị định 13/2023 về dữ liệu cá nhân, phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ: chọn theo quy trình và CRM web cho doanh nghiệp nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải dùng hoá đơn điện tử từ 1/7/2022?
Quy định áp dụng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh; thời gian chuyển đổi cụ thể nên kiểm tra tại Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế quản lý.
Hoá đơn có mã và không mã khác nhau thế nào?
Với hoá đơn có mã, cơ quan thuế cấp mã xong thì người bán mới gửi cho khách. Hoá đơn không mã gửi cho khách trước rồi dữ liệu chuyển cho cơ quan thuế sau.
Có phải đổi phần mềm đang dùng không?
Tuỳ nhà cung cấp và quy trình của bạn. Hãy hỏi nhà cung cấp về việc kết nối với hệ thống thuế và cần thực hiện gì.
Nguồn tham khảo
- LuatVietnam — 4 điều doanh nghiệp cần biết về hoá đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78 — https://luatvietnam.vn/thue-phi-le-phi/hoa-don-dien-tu-theo-nghi-dinh-123-565-33836-article.html
Cần tư vấn website, phần mềm hoặc bảo mật?
Mô tả bài toán, kỹ thuật HVSC trao đổi phạm vi và phương án phù hợp với doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải dùng hoá đơn điện tử từ 1/7/2022?
Quy định áp dụng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh; thời gian chuyển đổi cụ thể nên kiểm tra tại Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế quản lý.
Hoá đơn có mã và không mã khác nhau thế nào?
Hoá đơn có mã được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi khách. Hoá đơn không mã gửi cho khách trước rồi dữ liệu chuyển cho cơ quan thuế sau.
Có phải đổi phần mềm đang dùng không?
Tuỳ nhà cung cấp và quy trình của bạn. Hãy hỏi nhà cung cấp về việc kết nối với hệ thống thuế và cần thực hiện gì.
▶
▶
▶
▶
▶