Vé máy bay công tác cho doanh nghiệp: chính sách hạng ghế, đặt vé đoàn và hoá đơn

Chính sách vé công tác một trang gồm những gì?

Không cần một quy chế dày. Một trang A4 với các mục sau là đủ để kế toán, trưởng bộ phận và người đặt vé cùng nhìn một bộ quy tắc:

Các con số trong bảng là gợi ý để doanh nghiệp tự điều chỉnh, không phải quy định của hãng.

Khi nào hạng thương gia đáng tiền?

Câu trả lời ngắn: khi thời gian và sức của người đi có giá trị hơn khoản chênh lệch. Một số tình huống doanh nghiệp hay chọn thương gia:

• Chặng dài bay đêm, người đi phải gặp đối tác hoặc đứng gian hàng hội chợ ngay sáng hôm sau.
• Mang theo mẫu hàng, thiết bị trình diễn cần hạn mức hành lý cao hơn.
• Lịch trình hay đổi phút chót: một số mức giá thương gia linh hoạt hơn về đổi, hoàn. Điều này tuỳ mức giá, không phải vé thương gia nào cũng linh hoạt.
• Đi cùng khách mời, đối tác cấp cao.

Ngược lại, với chặng nội địa ngắn, khác biệt chủ yếu nằm ở phòng chờ, suất ăn, ghế rộng hơn, ưu tiên làm thủ tục. Nhiều doanh nghiệp chọn phổ thông mức linh hoạt cho các chặng này và chỉ nâng hạng theo từng trường hợp.

Muốn hiểu sự khác nhau giữa các hạng và quyền lợi đi kèm, Vé Du Học, thương hiệu vé chuyên du học của HVSC, có bài so sánh chi tiết các hạng Phổ thông, Phổ thông đặc biệt, Thương gia, bài về hạng thương gia Vietnam Airlines và phòng chờ thương gia ở ba sân bay lớn.

Đặt vé đoàn cho hội nghị, du lịch công ty

Khi số người đi cùng chuyến đủ lớn, đặt theo nhóm giúp giữ chỗ cùng một chuyến thay vì mỗi người một giá. Quy trình chúng tôi thường làm với khách doanh nghiệp:

1. Nhận yêu cầu: số lượng dự kiến, ngày đi, ngày về, điểm đến, linh hoạt giờ bay được bao nhiêu.
2. Báo phương án: hai đến ba lựa chọn chuyến bay, kèm điều kiện nhóm (hạn giữ chỗ, hạn chốt tên, điều kiện đổi, hoàn).
3. Giữ chỗ: doanh nghiệp xác nhận phương án, HVSC giữ chỗ theo điều kiện của hãng.
4. Chốt danh sách: gửi họ tên theo đúng giấy tờ, ngày sinh, yêu cầu hành lý, suất ăn.
5. Thanh toán và xuất vé: thanh toán trước khi xuất vé, sau đó gửi vé điện tử cho từng người và hoá đơn cho kế toán.

Điều kiện nhóm của mỗi hãng khác nhau. Ví dụ, chương trình vé nhóm của Vietnam Airlines tại thời điểm viết bài quy định vé đổi được thì phải đổi cho cả nhóm sang cùng thời gian, hành trình mới; hoàn vé áp dụng cho cả nhóm. Vì vậy, nếu danh sách người đi còn biến động, nên tách nhóm “chắc chắn đi” và nhóm “có thể đi” ngay từ đầu.

Với đoàn lao động đi làm việc ở nước ngoài, quy trình có thêm vài bước riêng, xem bài vé đoàn cho công ty phái cử.

Hoá đơn VAT cho vé máy bay: những lỗi hay gặp

Hoá đơn sai là việc nhỏ nhưng tốn thời gian của cả hai bên. Các lỗi chúng tôi gặp nhiều:

• Gửi tên viết tắt của công ty thay vì tên đầy đủ trên giấy đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế của chi nhánh và công ty mẹ bị lẫn.
• Không thống nhất trước một hoá đơn gộp cho cả đoàn hay mỗi vé một hoá đơn.
• Email nhận hoá đơn là hộp thư cá nhân của người đặt, người này nghỉ việc thì mất dấu.

Cách làm gọn: lập một “thẻ thông tin xuất hoá đơn” cố định (tên, mã số thuế, địa chỉ, email kế toán chung) và gửi kèm mọi yêu cầu đặt vé.

Ba thói quen làm chi phí vé công tác đội lên

1. Đặt khi lịch đã sát ngày. Lịch họp có thể chưa chốt giờ, nhưng thường đã chốt ngày. Đặt vé linh hoạt sớm tốt hơn chờ chốt giờ rồi mới đặt.
2. Mua vé giá thấp cho chuyến hay thay đổi. Một lần đổi trên vé tiết kiệm có thể tốn hơn khoản chênh của vé linh hoạt. Cách tính chúng tôi viết ở bài hoàn, đổi vé máy bay.
3. Mỗi người tự đặt. Không ai theo dõi tổng chi, không ai nắm vé nào còn bảo lưu được dùng lại.

Lưu thông tin chuyến đi ở đâu?

Doanh nghiệp đi lại thường xuyên nên có một bảng (hoặc phần mềm) ghi: ai bay, chặng nào, mã đặt chỗ, hạng vé, điều kiện đổi, hoá đơn số mấy. Khi quy mô lớn hơn, bảng này nằm gọn trong một hệ thống CRM web cùng dữ liệu khách hàng, đối tác. Vì đây là dữ liệu cá nhân của nhân viên, cần phân quyền xem và tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

HVSC nhận đặt vé công tác, vé đoàn trong nước và quốc tế cho doanh nghiệp, thanh toán trước khi xuất vé, xuất hoá đơn VAT đầy đủ. Gửi yêu cầu tại trang vé đoàn doanh nghiệp hoặc vé thương gia để nhận báo giá miễn phí.

Nguồn tham khảo

• Vietnam Airlines, chương trình vé nhóm và điều kiện đổi, hoàn cho cả nhóm: https://www.vietnamairlines.com/vi-in/nhom-lon-gia-nho-online-vietnam-airlines