#CRM-01 · trùng lặpmức: cao
Hai nhân viên cùng gọi một khách
Không ai biết khách này đã có người phụ trách, đã báo giá gì, hẹn gọi lại khi nào.
HVSC:mỗi khách một hồ sơ, có người phụ trách và lịch sử liên hệ.
● khach@hvsc:~/phan-mem-crm$ import khach-hang.xlsx
Phần mềm web và CRM theo quy trình của doanh nghiệpThay file Excel và nhóm Zalo rời rạc bằng một hệ thống có trạng thái, phân quyền, nhật ký
Đội kỹ thuật HVSC viết phần mềm chạy trên trình duyệt để doanh nghiệp quản lý khách hàng (CRM), đơn hàng, hồ sơ, công việc và thanh toán theo đúng quy trình đang làm. Có phân quyền theo vai trò, nhật ký thao tác, thông báo tự động và báo cáo bằng biểu đồ. Ví dụ đang chạy mỗi ngày: hệ thống quản lý đặt vé của chính HVSC.
crm · hồ sơ theo trạng tháitự cập nhật
Mới3
Chị Lanweb form · 09:12
Anh TuấnZalo · 09:40
Cty Minh Phátgọi điện
Báo giá2
Cô Hạnhđã gửi · chờ
Anh Phúcquá hạn nhắc
Thanh toán1
Chị Thumã VietQR · chờ
Hoàn tất2
Anh Khangđã đối soát
Chị Vyđã bàn giao
// Minh hoạ, tên khách hư cấu. Cột và trạng thái đặt theo quy trình của từng doanh nghiệp.
01 Dấu hiệu cần phần mềm
Sáu dấu hiệu Excel và Zalo đã quá tải
Excel và Zalo rất tốt khi doanh nghiệp còn nhỏ. Đến một lúc, chi phí ẩn của việc chép tay, tìm tin nhắn, hỏi lại nhau lớn hơn chi phí làm một phần mềm đơn giản.
#CRM-02 · thất lạcmức: cao
Yêu cầu của khách trôi mất trong nhóm chat
Tin nhắn mới đẩy tin cũ lên trên, yêu cầu gửi lúc tối muộn không ai xử lý.
HVSC:yêu cầu từ website, Zalo về một hàng chờ; quá hạn thì tự nhắc.
#CRM-03 · đối soátmức: trung bình
Cuối ngày ngồi dò sao kê ngân hàng
Khách chuyển khoản ghi nội dung lung tung, kế toán phải hỏi từng người đơn nào đã trả.
HVSC:mã VietQR theo đơn, đối soát tự động qua dịch vụ ngân hàng kết nối.
#CRM-04 · phân quyềnmức: cao
Ai cũng xem được toàn bộ danh sách khách
File Excel chung chia sẻ cho cả công ty, người nghỉ việc có thể mang theo.
HVSC:phân quyền theo vai trò, phòng ban; nhật ký ai đã xem, sửa, xuất gì.
#CRM-05 · báo cáomức: trung bình
Muốn biết doanh số tuần phải chờ người tổng hợp
Số liệu nằm ở nhiều file, mỗi người tính một kiểu, báo cáo luôn chậm vài ngày.
HVSC:biểu đồ, bảng lọc theo thời gian thực, xuất Excel khi cần.
#CRM-06 · thuê baomức: kéo dài
Phần mềm thuê theo đầu người không khớp quy trình
Trả phí theo số tài khoản mỗi tháng, vẫn phải làm thêm ngoài phần mềm vì thiếu bước.
HVSC:so sánh thẳng thắn chi phí thuê và làm riêng trước khi đề xuất.
02 Luồng dữ liệu
Từ lúc khách để lại số tới lúc đối soát xong
Một phần mềm CRM tốt không bắt nhân viên làm thêm việc, mà gom những việc họ đang làm rải rác vào một luồng. Sơ đồ dưới là luồng điển hình HVSC dựng cho doanh nghiệp dịch vụ.
- Một cửa vàoMọi nguồn khách đổ về cùng một danh sách, không còn "khách của em", "khách của chị" nằm trong máy riêng.
- Trạng thái rõ ràngMỗi hồ sơ luôn ở đúng một trạng thái; đổi trạng thái là ghi nhật ký và báo cho người liên quan.
- Tiền khớp với đơnMã VietQR mang sẵn số tiền và nội dung theo đơn, đối soát tự động qua dịch vụ ngân hàng kết nối.
- Cài đặt trong trang quản trịBật, tắt thông báo, thời hạn lưu nhật ký… chỉnh trong trang quản trị, không phải sửa mã.
03 Ví dụ đang chạy
Hệ thống đặt vé HVSC dùng mỗi ngày
Mảng vé máy bay của HVSC vận hành trên phần mềm do chính đội kỹ thuật viết. Doanh nghiệp ở ngành khác dùng cùng khung này cho phòng khám, trung tâm đào tạo, công ty dịch vụ, nhà phân phối.
- Hồ sơ theo trạng thái: giữ chỗ → đã thanh toán → đã xuất vé → thẻ lên máy bay; mỗi lần đổi được ghi nhật ký và báo email cho booker phụ trách.
- Nhiều vai trò: phụ huynh, học sinh, booker, đối tác, quản trị viên; mỗi vai trò thấy đúng phần của mình.
- Theo dõi chuyến bay: đối chiếu chuyến của khách với dữ liệu sân bay, báo booker khi chuyến trễ, đổi cửa, huỷ.
- Nhật ký truy cập có thời hạn lưu: booker biết khách đã xem gì trước khi gửi yêu cầu; dữ liệu tự xoá sau thời hạn cài đặt.
- AI hỗ trợ nhập liệu: booker dán ảnh chụp hoặc PDF đặt chỗ, hệ thống nhận dạng chữ và dựng mặt vé để booker kiểm lại.
04 Thành phần
Lắp theo mô-đun, chỉ làm phần cần
Phần mềm được chia mô-đun để làm dần: bản đầu tiên có thể chỉ là CRM khách hàng và thông báo, các phần khác bổ sung khi đã quen dùng.
crm khách hàng
Hồ sơ, nguồn khách, nhắc chăm sóc
Lịch sử liên hệ, nguồn khách (website, Zalo, giới thiệu), phân khách cho nhân viên, nhắc gọi lại đúng hẹn.
đơn hàng, hợp đồng
Trạng thái, tài liệu, mẫu in
Đơn đi qua các trạng thái anh chị định nghĩa; đính kèm tài liệu; in báo giá, hợp đồng theo mẫu; xuất Excel.
erp nhẹ
Kho, công nợ, chi phí
Báo cáo theo kỳ cho doanh nghiệp chưa cần phần mềm kế toán lớn.
phân quyền
Vai trò, nhóm, phòng ban
Quyền xem, sửa, xuất dữ liệu theo vai trò; mọi thao tác nhạy cảm có nhật ký.
thông báo
Email, Zalo, web push
Báo người phụ trách khi có hồ sơ mới, quá hạn, khách thanh toán.
thanh toán
VietQR theo đơn
Mã QR mang số tiền và nội dung; đối soát qua dịch vụ ngân hàng kết nối.
nhập liệu nhanh
Một dòng, dán từ Excel
Nhập một dòng, dán bảng từ Excel, nhập hàng loạt; kiểm trùng số điện thoại.
ai trong nghiệp vụ
Máy làm phần lặp, người kiểm bước cuối
Đọc ảnh, PDF để điền form, gợi ý trả lời, tóm tắt hồ sơ; luôn có người kiểm trước khi gửi khách.
Gửi file Excel anh chị đang dùng để quản lý// HVSC phác thảo màn hình và luồng công việc đầu tiên để anh chị xem trước. Nên ẩn tên, số điện thoại khách trước khi gửi.
05 Bảng thông số
Thuê phần mềm có sẵn hay làm riêng
HVSC đặt hai lựa chọn cạnh nhau để anh chị tự cân nhắc. Nếu phần mềm có sẵn đáp ứng đủ, HVSC sẽ nói thẳng nên dùng phần mềm có sẵn.
| Tiêu chí | Thuê phần mềm có sẵntrả theo tháng | Làm riêng cùng HVSCtheo quy trình |
|---|---|---|
| Bắt đầu dùng | ngay | sau giai đoạn làm |
| Khớp quy trình đặc thù | trong giới hạn cấu hình | theo đúng quy trình |
| Chi phí theo số người dùng | tăng theo tài khoản | không tính theo đầu người |
| Nối nhiều hệ thống | tuỳ nhà cung cấp | làm theo yêu cầu |
| Nơi lưu dữ liệu | máy chủ nhà cung cấp | máy chủ anh chị chọn |
| Cập nhật tính năng | nhà cung cấp lo | theo gói bảo trì |
| Chi phí | Theo bảng giá nhà cung cấp | Báo giá theo yêu cầu |
Đọc thêm phân tích chi tiết: CRM web cho doanh nghiệp nhỏ: thuê phần mềm có sẵn hay làm riêng?
06 Quy trình
Bắt đầu từ file Excel của anh chị
Hiện trạng
Đọc file, nghe quy trình
Anh chị gửi file Excel, ảnh chụp nhóm Zalo (che thông tin khách), mô tả ai làm gì.
→ sơ đồ quy trình
Phác thảo
Màn hình và trạng thái
Danh sách trạng thái, vai trò, màn hình chính; xem trước khi viết mã.
→ bản phác + báo giá
Bản đầu
Chạy trên dữ liệu thật
Mô-đun cốt lõi trước; nhập thử dữ liệu cũ, một nhóm nhỏ dùng song song với cách cũ.
→ bản dùng thử
Chuyển đổi
Nhập dữ liệu, đào tạo
Làm sạch, nhập dữ liệu cũ, chạy song song với cách làm hiện tại một thời gian rồi kiểm cùng anh chị; hướng dẫn từng vai trò.
→ chạy chính thức
Vận hành
Sao lưu, bổ sung
Sao lưu theo lịch, theo dõi lỗi, thêm mô-đun mới khi cần.
→ báo cáo định kỳ
07 Công nghệ và cam kết
Dữ liệu khách hàng là tài sản của anh chị
// ứng dụng
- PHP
- WordPress khi hợp
- REST API
- web app
// dữ liệu
- MariaDB
- Redis
- sao lưu tự động
// tích hợp
- VietQR
- Zalo
- Excel
// AI
- nhận dạng chữ
- tóm tắt
- gợi ý trả lời
[BÀN GIAO]
Mã nguồn và dữ liệu
Tài khoản quản trị cao nhất, mã nguồn theo hợp đồng, tài liệu từng vai trò; xuất toàn bộ dữ liệu bất cứ lúc nào.
[BẢO HÀNH]
Sửa lỗi, không tự cộng phí
Lỗi từ phần HVSC làm được sửa trong thời hạn bảo hành; yêu cầu mới được báo giá trước khi làm.
[BẢO MẬT]
Thiết kế theo luật dữ liệu cá nhân
Thông báo cho người dùng, thời hạn lưu, quyền yêu cầu xoá, nhật ký truy cập. HVSC không dùng, không chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba.
08 Câu hỏi thường gặp
Hỏi về phần mềm, CRM
Nên mua phần mềm CRM có sẵn hay làm riêng?
Nếu quy trình của anh chị giống số đông và phần mềm có sẵn đáp ứng đủ, nên dùng phần mềm có sẵn. Làm riêng hợp lý khi quy trình đặc thù, cần nối nhiều hệ thống, hoặc chi phí thuê bao theo số người dùng cao về lâu dài. HVSC nói thẳng khi thấy phần mềm có sẵn phù hợp hơn.
Dữ liệu được lưu ở đâu?
Trên máy chủ anh chị chọn: máy chủ của doanh nghiệp, hoặc VPS do HVSC quản lý. Dữ liệu thuộc về doanh nghiệp; HVSC không dùng và không chia sẻ cho bên thứ ba.
Phần mềm có tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân không?
HVSC thiết kế theo quy định hiện hành về bảo vệ dữ liệu cá nhân: thông báo cho người dùng, thời hạn lưu, quyền yêu cầu xoá, nhật ký truy cập. Trách nhiệm của bên kiểm soát dữ liệu vẫn thuộc doanh nghiệp.
Có chuyển dữ liệu từ Excel cũ sang được không?
Được. HVSC làm sạch dữ liệu (trùng số điện thoại, sai định dạng), nhập vào phần mềm và kiểm tra cùng anh chị trước khi chạy chính thức.
Nhân viên lớn tuổi, ít dùng máy tính có dùng được không?
Màn hình được làm tối giản cho từng vai trò: người nhập đơn chỉ thấy phần nhập đơn. HVSC hướng dẫn trực tiếp và có tài liệu ngắn có hình cho từng việc.
Phần mềm có dùng trên điện thoại được không?
Có. Phần mềm chạy trên trình duyệt nên dùng được trên điện thoại; những màn hình hay dùng ngoài văn phòng có thể làm thành web app cài lên màn hình chính.
Có nối với phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử không?
Khi phần mềm kia có API hoặc cho xuất nhập file, HVSC làm phần nối. Khả năng nối cụ thể được kiểm tra trước và ghi trong đề xuất.
$ hvsc --lien-he
Gửi file Excel anh chị đang dùng để quản lý
Kèm vài dòng mô tả ai làm gì, chỗ nào đang mất thời gian. Từ đó HVSC phác thảo màn hình và luồng công việc đầu tiên để anh chị xem trước khi quyết định.
Nhận tư vấn phần mềm// trả lời trong giờ làm việc
