Checklist chuyển đổi sang phần mềm mã nguồn mở trong 30 ngày

Nguyên tắc chung

• Có đường quay lại ở mọi bước: không gỡ phần mềm cũ trước khi nhóm làm được việc bằng phần mềm mới.
• Thử trên nhóm nhỏ, mở rộng dần.
• Sao lưu dữ liệu và tệp quan trọng trước khi thay đổi.
• Ghi lại giấy phép của từng phần mềm mới từ nguồn chính thức.

Tuần 1: kiểm kê và chọn phạm vi

• Lập bảng phần mềm đang dùng: tên, phiên bản, máy, người dùng, loại giấy phép, bằng chứng mua.
• Phân loại: bắt buộc giữ, có thể thay, có thể bỏ.
• Chọn một nhóm phần mềm để thử (ưu tiên nhóm tốn kém và ít phụ thuộc đối tác).
• Hỏi đối tác, khách hàng chính về định dạng tệp họ cần.
• Chọn 2 đến 4 người dùng thử, gồm cả người hay phàn nàn.
• Sao lưu các tệp quan trọng sang nơi riêng.

Tuần 2: cài đặt và thử nghiệm

• Cài phần mềm thay thế trên máy người dùng thử, từ trang chính thức của dự án.
• Ghi giấy phép của từng phần mềm vào bảng kiểm kê.
• Mở thử 20 đến 30 tệp thật; ghi lại tệp bị lệch.
• Làm thử 5 đến 10 tác vụ lặp lại nhiều nhất bằng phần mềm mới.
• Đo thời gian làm so với phần mềm cũ.
• Gửi tệp thử cho một đối tác tin cậy, hỏi họ mở được không.
• Kiểm tra nhà in, ngân hàng, cơ quan nếu có yêu cầu định dạng riêng.

Tuần 3: đào tạo và chuẩn hoá

• Tổ chức buổi đào tạo theo tác vụ (2 đến 3 giờ mỗi buổi), không theo menu.
• Soạn tài liệu ngắn: phím tắt thông dụng, cách lưu và xuất tệp, quy ước đặt tên.
• Chuẩn hoá font, mẫu tài liệu, thư mục dùng chung.
• Thống nhất định dạng trao đổi với bên ngoài (PDF, DOCX, SVG, PNG, WAV tuỳ nhóm).
• Mở kênh hỏi đáp nội bộ cho nhóm thử.
• Ghi lại các vướng mắc và cách xử lý.

Tuần 4: đánh giá và quyết định

• Họp đánh giá: tác vụ nào ổn, tác vụ nào chưa.
• Tính lại chi phí bằng số thật: giấy phép hiện tại, chi phí chuyển đổi, chi phí hỗ trợ.
• Quyết định theo ba mức: chuyển hết nhóm, chuyển một phần, chưa chuyển.
• Lập lịch mở rộng cho các phòng ban sau.
• Giữ giấy phép cho vị trí thật sự cần, ghi rõ lý do.
• Chỉ gỡ phần mềm cũ khỏi những máy đã chạy ổn tối thiểu một chu kỳ công việc.
• Đặt lịch rà soát sau 3 tháng.

Bảng theo dõi gợi ý

Rủi ro thường gặp trong 30 ngày

• Chọn quá nhiều phần mềm cùng lúc. Mỗi lần chỉ một nhóm.
• Bỏ qua phản hồi từ người dùng. Người dùng cuối là người biết rõ chỗ khó.
• Quên đối tác. Định dạng tệp là chuyện của cả hai bên.
• Không ghi hồ sơ. Hãy lưu bảng kiểm kê và quyết định để dùng khi cần chứng minh.

Cần hiểu bối cảnh bản quyền rộng hơn? Xem bài tuân thủ bản quyền phần mềm cho doanh nghiệp.

Cách tính chi phí

Chi phí hiện tại mỗi năm bằng số người dùng thật nhân phí giấy phép mỗi kỳ nhân số kỳ. Chi phí chuyển đổi gồm cài đặt, đào tạo và thời gian năng suất giảm. Chi phí duy trì gồm hỗ trợ và cập nhật. Điền số thật của doanh nghiệp; HVSC không đưa con số tiết kiệm chung.

HVSC hỗ trợ cài đặt và đào tạo

HVSC có thể đồng hành cả 4 tuần: kiểm kê, cài đặt, thử tệp, đào tạo, đánh giá. Chúng tôi làm việc theo từng nhóm phần mềm và báo rõ phần nào chưa nên chuyển. Xem chuyên mục phần mềm mã nguồn mở để chọn nhóm bắt đầu.