Hoá đơn điện tử theo Nghị định 119/2018: doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị gì

Từ ngày 1/11/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực. Nghị định này đặt ra khung chung để doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển dần từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử. Với doanh nghiệp nhỏ, câu hỏi thực tế là: mình thuộc nhóm nào, cần chuẩn bị gì, bắt đầu từ đâu.

Hoá đơn điện tử là gì

Theo cách các nguồn tin pháp luật diễn giải, hoá đơn điện tử là hoá đơn thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập và ký số, kể cả loại hoá đơn xuất ra từ máy tính tiền đã nối mạng để gửi dữ liệu về cơ quan thuế. Điểm khác với “hoá đơn chụp lại” hay file PDF thông thường: hoá đơn điện tử hợp lệ phải đúng loại, đủ nội dung, lập đúng thời điểm và đúng định dạng dữ liệu theo quy định.

Hoá đơn có mã và không có mã

Nghị định phân biệt hai hình thức, theo thời điểm hiện hành lúc này:

Việc bạn thuộc nhóm nào phụ thuộc vào ngành, quy mô và mức rủi ro về thuế. Đây là chỗ dễ nhầm, nên hãy đối chiếu với văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý, đừng chỉ dựa vào bài tóm tắt.

Lộ trình theo nghị định

Theo bài phân tích trên iHoadon, các cơ sở kinh doanh cần triển khai đầy đủ chậm nhất là ngày 1/11/2020. Trong giai đoạn chuyển tiếp, việc phải chuyển đổi khi nào còn phụ thuộc vào thông báo của cơ quan thuế quản lý bạn. Vì vậy chưa cần vội, nhưng cũng không nên để sát hạn mới bắt đầu.

Chữ ký số và nhà cung cấp

Hai thứ doanh nghiệp thường phải lo:

• Chữ ký số: dùng để ký hoá đơn điện tử. Chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép phát hành.
• Nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử: phần mềm giúp lập, ký, gửi, lưu trữ và tra cứu hoá đơn.

Khi chọn nhà cung cấp, nên hỏi rõ: có kết nối với cơ quan thuế khi cần không, lưu trữ dữ liệu bao lâu và xuất lại thế nào, ai chịu trách nhiệm khi có sự cố, phí tính ra sao, và nếu đổi nhà cung cấp thì dữ liệu có chuyển được không. Một vài nhóm đối tượng, chẳng hạn hộ kinh doanh tại vùng khó khăn, hợp tác xã hay doanh nghiệp nhỏ và vừa, có thể thuộc diện được hỗ trợ miễn phí theo điều kiện trong nghị định, nên cần xem kỹ điều khoản.

Việc nên chuẩn bị trong 30 ngày đầu

1. Xác định doanh nghiệp thuộc nhóm hoá đơn có mã hay không mã, hỏi cơ quan thuế khi chưa rõ.
2. Rà soát quy trình hiện tại: ai lập hoá đơn, bán hàng qua kênh nào, có bán qua máy tính tiền không.
3. Liệt kê dữ liệu khách hàng cần có khi lập hoá đơn: tên, mã số thuế, địa chỉ.
4. Thử một phần mềm hoá đơn điện tử ở bản dùng thử, nếu có.
5. Phổ biến cho kế toán và nhân viên bán hàng cách xử lý khi hoá đơn sai, cần điều chỉnh hoặc thay thế.
6. Lưu trữ dữ liệu hoá đơn an toàn, có sao lưu.

Một việc nhỏ khác nhưng hữu ích: khi số hoá hoá đơn, bạn cũng đang bắt đầu chuyển dữ liệu khách hàng lên hệ thống số. Dữ liệu càng gọn thì việc quản lý khách về sau càng dễ. Đây là bước đầu của chuỗi bài về số hoá cho doanh nghiệp nhỏ.

Những nội dung nên đọc thêm

Trang web giới thiệu doanh nghiệp là nơi khách tra cứu thông tin pháp lý cơ bản của bạn, nên nên giữ nó cập nhật và dễ tìm trên Google, như bài Google mobile-first indexing và website doanh nghiệp giải thích. Dữ liệu trên website cũng nên được đánh dấu rõ để máy tìm kiếm hiểu, xem dữ liệu có cấu trúc cơ bản (schema). Và vì khách hàng giao dịch trực tuyến cần an tâm, hãy đọc Chrome 68 đánh dấu HTTP không bảo mật. Nếu cần một công cụ quản lý khách hàng liền mạch với việc lập hoá đơn, có thể tham khảo giải pháp phần mềm CRM của HVSC, hoặc thiết kế website nếu bạn đang làm lại trang giới thiệu doanh nghiệp. Đây chỉ là thông tin tham khảo, việc áp dụng nghị định cần theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Cập nhật 2026: Nghị định 119/2018 sau đó được thay bằng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/7/2022, và thời hạn bắt buộc chuyển sang hoá đơn điện tử cũng đã điều chỉnh sang mốc này. Một số nguồn cho biết Nghị định 70/2025/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi, bổ sung một số điều. Xem thêm Hoá đơn điện tử bắt buộc từ 1/7/2022: danh sách kiểm tra và Hộ kinh doanh và hoá đơn từ máy tính tiền. Nên kiểm tra văn bản mới nhất tại trang của Cục Thuế (https://www.gdt.gov.vn/) hoặc cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật.

Câu hỏi thường gặp

Nghị định 119/2018 có hiệu lực từ khi nào?

Nghị định có hiệu lực từ ngày 1/11/2018. Thời hạn triển khai đầy đủ được nêu trong các bài phân tích là chậm nhất 1/11/2020, và quy định này sau đó đã được thay đổi, nên cần xem văn bản hiện hành.

Hoá đơn điện tử có cần chữ ký số không?

Hoá đơn điện tử do người bán lập và ký số theo khái niệm của nghị định. Chi tiết từng trường hợp (có mã hay không mã) cần đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu từ đâu?

Xác định mình thuộc nhóm nào, chọn thử một nhà cung cấp phần mềm, và chuẩn bị chữ ký số cùng quy trình lập hoá đơn cho kế toán. Nếu cần hỗ trợ về phần mềm quản lý, có thể liên hệ đội Công nghệ của HVSC.

Nguồn tham khảo

• Cục Thuế — Trang thông tin điện tử — https://www.gdt.gov.vn/
• iHoadon — Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP — https://ihoadon.vn/hddt/doi-tuong-bat-buoc-su-dung-hoa-don-dien-tu-theo-nghi-dinh-119-2018-nd-cp.html
• einvoice.vn — Ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP — https://einvoice.vn/tin-tuc/chinh-thuc-ban-hanh-nghi-dinh-123-ve-hoa-don-chung-tu