Khi mỗi nhân viên tự chỉnh phông chữ, cỡ chữ và lề, văn bản của công ty trông không đồng nhất và tốn thời gian sửa. Cách khắc phục là xây dựng một mẫu chuẩn dựa trên kiểu định dạng và template. Bài này hướng dẫn nguyên tắc cơ bản trong LibreOffice Writer; tên menu có thể hơi khác giữa các phiên bản và ngôn ngữ, vì vậy hãy đối chiếu với trợ giúp tích hợp trong chương trình. Trang help.libreoffice.org không đọc được nội dung khi soạn bài, nên các bước dưới đây dựa trên kiến thức chung và cần thử trên máy của bạn.
Kiểu đoạn, kiểu trang
Writer định dạng văn bản bằng “kiểu” (style) thay vì chỉnh tay từng đoạn. Một kiểu là tập hợp thiết lập về phông, cỡ, khoảng cách, căn lề, màu.
- Kiểu đoạn: ví dụ Nội dung (Body), Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, Trích dẫn, Chú thích bảng. Đặt phông chữ và khoảng cách một lần, áp dụng cho nhiều đoạn.
- Kiểu ký tự: để nhấn mạnh một cụm chữ, như in đậm hoặc đổi màu.
- Kiểu trang: lề, khổ giấy, đầu trang, chân trang, số trang, hướng giấy.
- Kiểu danh sách: dấu đầu dòng hoặc đánh số thống nhất.
Lợi ích lớn nhất là khi muốn đổi phông chữ cho cả văn bản, bạn chỉ sửa kiểu, không phải sửa từng đoạn. Cách này cũng giúp tạo mục lục tự động từ các tiêu đề. Phiên bản mới như LibreOffice 7.0 bổ sung một số cải tiến cho Writer, nhưng nguyên tắc dùng kiểu vẫn như cũ.
Template công ty
Template (mẫu) là tệp chứa sẵn các kiểu, đầu trang, chân trang và nội dung khung. Quy trình gợi ý:
- Tạo văn bản mẫu: logo, tên công ty, thông tin liên hệ ở đầu trang hoặc chân trang.
- Thiết lập các kiểu đoạn dùng thường xuyên và đặt tên rõ ràng.
- Điền các phần cố định (ví dụ kính gửi, căn cứ) và chừa chỗ cho nội dung thay đổi.
- Lưu văn bản dưới dạng template, rồi dùng nó để tạo văn bản mới thay vì sao chép từ văn bản cũ.
- Đặt tên template có phiên bản và ngày, ví dụ “Cong-van-v1”.
Với bộ mẫu đầy đủ, nên có vài loại: công văn, hợp đồng, báo giá, biên bản họp, thư gửi khách. Các mẫu này ảnh hưởng đến cách khách nhìn công ty, nên nên được người phụ trách thương hiệu hoặc hành chính duyệt. Khi tạo hợp đồng hoặc văn bản pháp lý, hãy nhờ người có chuyên môn kiểm tra nội dung.
Tương thích DOCX
Nhiều đối tác vẫn gửi và nhận tệp DOCX, nên mẫu của bạn cần mở được bằng cả hai bên. Bài tổng hợp về LibreOffice 7.0 cho biết bản này cải thiện xử lý DOCX và có thể lưu DOCX ở chế độ tương thích với Word 2007. Vì thế:
- Dùng các phông chữ phổ biến hoặc nhúng phông khi cần.
- Tránh hiệu ứng phức tạp, văn bản chồng lớp, khung chữ lồng nhau.
- Thử mở mẫu trong ứng dụng khác và so sánh bố cục.
- Nếu gửi cho đối tác chỉ để đọc, hãy xuất PDF.
- Kiểm tra lại các trường tự động, số trang, mục lục sau khi chuyển định dạng.
Muốn thử từng bước, xem hướng dẫn kiểm thử tại LibreOffice 7.0 có đủ cho văn phòng không và chạy thử trên hệ điều hành bạn dùng, ví dụ Ubuntu 20.04 LTS. Bạn cũng có thể xem thêm Moodle lớp học trực tuyến nếu cần tài liệu đào tạo.
Phân phối cho nhân viên
Mẫu chuẩn chỉ hữu ích khi mọi người dùng nó:
- Đặt template trong thư mục chung của công ty và hướng dẫn nhân viên thêm vào danh sách mẫu của Writer.
- Viết hướng dẫn một trang kèm ảnh chụp màn hình.
- Chỉ định người giữ bản gốc; mọi thay đổi phải qua người này.
- Khi cập nhật mẫu, thông báo và ghi thay đổi, gỡ bản cũ khỏi thư mục chung.
- Khoá quyền sửa với tệp gốc, cho phép nhân viên chỉ tạo bản sao.
- Khuyến khích nhân viên dùng kiểu thay vì chỉnh tay.
Việc thống nhất mẫu cũng liên quan đến thói quen đặt tên tệp và nơi lưu trữ; xem thêm chuyển đổi Windows 7 và kiểm kê máy nếu bạn đang cập nhật máy trạm.
Nếu cần hỗ trợ thiết kế mẫu và triển khai cho nhiều máy, có thể liên hệ đội Công nghệ của HVSC qua trang open-source software.
2026 update: LibreOffice đã có nhiều bản mới; tên menu và tính năng có thể khác so với năm 2020, nên hãy xem trợ giúp trong phiên bản bạn dùng. Xem thêm Nextcloud thay Google Drive, tự lưu trữ để chia sẻ mẫu, và Windows 10 hết hỗ trợ cho máy văn phòng cũ. Đọc tiếp trong chuỗi: CentOS 8 kết thúc, AlmaLinux và Rocky Linux.
FAQ
Kiểu và template khác nhau thế nào?
Kiểu là tập định dạng áp cho đoạn, ký tự hoặc trang. Template là tệp mẫu chứa sẵn nhiều kiểu cùng nội dung khung.
Mẫu có mở được trong Word không?
Thường mở được nếu lưu DOCX và tránh định dạng quá phức tạp; luôn thử mở thật trước khi phát hành.
Làm sao để nhân viên dùng đúng mẫu?
Đặt template ở thư mục chung, viết hướng dẫn ngắn, chỉ định người giữ bản gốc và thông báo mỗi khi cập nhật.
Reference sources
- OMG! Ubuntu — LibreOffice 7.0 Released, This is What’s New: https://www.omgubuntu.co.uk/2020/08/libreoffice-7-0-released-this-is-whats-new
Cần tư vấn website, phần mềm hoặc bảo mật?
Mô tả bài toán, kỹ thuật HVSC trao đổi phạm vi và phương án phù hợp với doanh nghiệp.
FAQ
Kiểu và template khác nhau thế nào?
Kiểu là tập định dạng áp cho đoạn, ký tự hoặc trang. Template là tệp mẫu chứa sẵn nhiều kiểu cùng nội dung khung.
Mẫu có mở được trong Word không?
Thường mở được nếu lưu DOCX và tránh định dạng quá phức tạp; luôn thử mở thật trước khi phát hành.
Làm sao để nhân viên dùng đúng mẫu?
Đặt template ở thư mục chung, viết hướng dẫn ngắn, chỉ định người giữ bản gốc và thông báo mỗi khi cập nhật.
▶
▶
▶
▶
▶