Cộng đồng · Dành cho tổ chức, nhóm
Kết nối tổ chức cộng đồng với doanh nghiệp muốn làm CSR
Nơi việc tử tế tìm được nguồn lực để đi đường dài, và doanh nghiệp tìm được việc đáng để góp tay.
Quỹ thiện nguyện, đơn vị nhà nước, NGO, nhóm tự phát hay đơn vị có thể xuất hoá đơn VAT: gửi vài dòng giới thiệu, HVSC gọi lại, hỏi thêm rồi mới giới thiệu cho doanh nghiệp.
- Không phải trả phí để được kết nối
- Chỉ được nhắc tên khi tổ chức đồng ý
- Được từ chối đề xuất không hợp
- Thiện nguyện
- Cộng đồng, câu lạc bộ
- Cơ quan nhà nước
- Phi chính phủ (NGO)
- Nhóm tự phát
- Đơn vị xuất hoá đơn VAT
Danh bạ kết nối (minh hoạ, chưa có tên đơn vị)
- Bước 1Gửi giới thiệu ngắn
- Bước 2HVSC gọi lại, hỏi thêm
- Bước 3Ghép với nhu cầu, tổ chức được hỏi ý
- Bước 4Giấy tờ rõ, báo cáo rõ
Làm việc tốt thì nhiều, nguồn lực để đi tiếp thì ít
Ai làm việc cộng đồng lâu đều gặp cảnh này: việc thì rõ, nhu cầu ngay trước mắt, nhưng mỗi lần cần địa điểm, thiết bị, tình nguyện viên hay một khoản tài trợ lại phải gõ cửa từng nơi, kể lại từ đầu, và không chắc ai đang đọc.
Ở phía doanh nghiệp, câu chuyện ngược lại. Nhiều nơi muốn làm CSR nhưng không biết bắt đầu từ đâu, ngại chọn nhầm đơn vị, ngại giấy tờ không rõ ràng, nên cuối cùng chỉ làm một buổi trao quà cho xong.
HVSC đứng ở giữa hai phía đó. HVSC hiểu cách làm cộng đồng, có đội làm truyền thông và vận hành, nên có thể giới thiệu hai bên cho nhau, rồi giúp thống nhất giấy tờ và báo cáo. Trang này dành cho tổ chức, nhóm muốn được giới thiệu. Nếu anh chị đến từ phía doanh nghiệp, xem trang CSR cho doanh nghiệp.
Sáu kiểu tổ chức, mỗi kiểu một cách làm giấy tờ
Bảng dưới là đặc điểm thường gặp để anh chị hình dung, không phải cam kết với từng đơn vị. Có xuất được hoá đơn VAT hay không còn tuỳ pháp nhân và hình thức hợp tác; HVSC tư vấn trước khi ký, và mỗi bên nên hỏi thêm kế toán hoặc luật sư của mình.
Thường cóTuỳ trường hợpThường không
Tổ chức thiện nguyện
Quỹ, hội, nhóm đã đăng ký hoạt động vì mục đích thiện nguyện.
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Tổ chức cộng đồng
Câu lạc bộ, hội nhóm, mái ấm, cơ sở hoạt động tại địa phương.
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Cơ quan, đơn vị nhà nước
Trường học, trạm y tế, nhà văn hoá, đơn vị thuộc chính quyền địa phương.
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Tổ chức phi chính phủ (NGO)
Tổ chức hoạt động phi lợi nhuận về giáo dục, môi trường, y tế, trẻ em…
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Nhóm tự phát
Nhóm bạn, sinh viên, hàng xóm tự làm việc tốt, chưa có tư cách pháp nhân.
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Đơn vị có thể xuất hoá đơn VAT
Doanh nghiệp xã hội, đơn vị dịch vụ cộng đồng, cơ sở đã đăng ký thuế.
- Nhận tài trợ bằng tiền
- Nhận hiện vật, giờ công nhân viên
- Xuất hoá đơn VAT
Một đơn vị có thể thuộc nhiều kiểu cùng lúc. Chưa biết mình thuộc kiểu nào cũng không sao: cứ kể ngắn, HVSC hỏi thêm.
Trước khi giới thiệu cho doanh nghiệp, HVSC hỏi gì?
Không phải để làm khó, mà để doanh nghiệp và chính tổ chức yên tâm. Bốn câu hỏi này đều có thể trả lời bằng lời, không cần hồ sơ dày.
- Ai là người phụ trách?Có một người cụ thể để liên hệ, kiểm chứng và chịu trách nhiệm với lời mình nói.
- Việc cần làm là gì, cho ai?Người thụ hưởng là ai, nhu cầu thật là gì, cần nguồn lực nào và trong bao lâu.
- Tiền và hiện vật đi đâu?Cách ghi nhận thu chi, ai giữ chứng từ, có thể báo cáo lại cho bên tài trợ bằng cách nào.
- Người thụ hưởng được tôn trọng ra sao?Cách xin phép khi quay, chụp; cách giữ phẩm giá của trẻ em và người yếu thế khi kể lại.
Năm bước kết nối, tổ chức luôn là bên được hỏi ý
- 01Gửi giới thiệu
Điền form cuối trang: tên tổ chức, kiểu tổ chức, số điện thoại, vài dòng về việc đang làm.
Mất khoảng năm phút - 02HVSC gọi lại
Trao đổi, hỏi bốn câu ở phần trên, hỏi thêm cách liên hệ để kiểm chứng.
Chưa có gì được công bố - 03Ghép với nhu cầu
Khi có doanh nghiệp phù hợp, HVSC gửi đề xuất cho tổ chức xem trước. Tổ chức có quyền từ chối.
Không ghép khi chưa đồng ý - 04Thống nhất giấy tờ
Hợp đồng hoặc biên bản tài trợ, hình thức biên nhận, phương án hoá đơn nếu cần. HVSC tư vấn trước khi các bên ký.
Chứng từ tách riêng từng khoản - 05Thực hiện và báo cáo
Hoạt động diễn ra, báo cáo gửi cho doanh nghiệp. Phần nói về tổ chức được gửi cho tổ chức xem trước khi đăng.
Bản báo cáo có chữ ký xác nhận hai bên
Hợp đồng, biên nhận, báo cáo: ba thứ ghi lại mọi việc
- Hợp đồng, biên bảnMỗi khoản có văn bản riêng. Hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và HVSC tách khỏi biên bản tài trợ cho đơn vị nhận.
- Biên nhận, chứng từKhoản tài trợ có biên nhận hoặc chứng từ phù hợp với từng kiểu đơn vị. Có xuất được hoá đơn VAT hay không còn tuỳ pháp nhân và hình thức hợp tác.
- Báo cáoViệc đã làm, nguồn lực đã dùng, phản hồi từ chính tổ chức. Chỉ số không đếm được thì ghi rõ là không đếm.
- Nguyên tắc tài chính rõ ràng. Mọi khoản phí dịch vụ (nếu có) nêu rõ bằng văn bản trước khi ký.
- Tiền đi thẳng tới đơn vị nhận, mặc định kèm biên nhận. Phương án khác phải được các bên thống nhất bằng văn bản.
- Hình ảnh phải được đồng ý. Với trẻ em cần người giám hộ đồng ý; không quay cận hoàn cảnh khó khăn để gây xúc động.
- Tổ chức là đối tác, không phải người nhận. Được góp ý kế hoạch, được từ chối đề xuất không hợp, được chấm dứt kết nối bất cứ lúc nào trước khi ký.
- Tổ chức được góp ý. Nội dung nói về tổ chức được gửi xem trước khi đăng, khi điều kiện cho phép.
Một ví dụ minh hoạ cho dễ hình dung
Gửi giới thiệu tổ chức của anh chị
Form ngay bên dưới. Chọn kiểu tổ chức, để lại tên và số điện thoại, kể ngắn về việc đang làm. HVSC gọi lại để trao đổi; chưa có thông tin nào được đưa ra ngoài.
Câu hỏi thường gặp
01Nhóm của tôi chưa đăng ký pháp nhân, có gửi giới thiệu được không?
Được. Nhóm tự phát vẫn có thể gửi giới thiệu. Vì chưa có pháp nhân nên thường cần phương án khác khi nhận hỗ trợ, ví dụ qua một đơn vị bảo trợ hoặc nhận bằng hiện vật có biên bản. HVSC tư vấn từng trường hợp trước khi các bên ký.
02Tổ chức có phải trả phí khi được kết nối không?
Mặc định tiền tài trợ đi thẳng tới đơn vị nhận kèm biên nhận. Mọi khoản phí dịch vụ (nếu có) được nêu rõ bằng văn bản trước khi ký.
03Sau khi gửi giới thiệu thì bao lâu có doanh nghiệp tài trợ?
HVSC không hứa trước. Sau khi gửi, HVSC gọi lại để trao đổi và xác minh. Khi có doanh nghiệp có nhu cầu phù hợp, HVSC gửi đề xuất cho tổ chức xem; không có thì HVSC nói thẳng, không để tổ chức chờ trong im lặng.
04Khoản tài trợ có xuất được hoá đơn VAT không?
Tuỳ pháp nhân và hình thức hợp tác. HVSC tư vấn trước khi ký và không hứa chắc khi chưa xem hồ sơ của hai bên. Mỗi khoản có chứng từ riêng, ghi rõ trong hợp đồng hoặc biên bản.
05HVSC có đăng tên và hình ảnh của tổ chức lên website không?
Chỉ khi tổ chức đồng ý. Hiện trang này không nêu tên tổ chức nào. Với hình ảnh trẻ em và người yếu thế, HVSC chỉ đăng khi người giám hộ hoặc người trong ảnh đồng ý.
06Cơ quan nhà nước có thể hợp tác được không?
Được trao đổi. Mỗi cơ quan, đơn vị có quy trình tiếp nhận tài trợ riêng, nên HVSC hỏi rõ quy trình đó trước, rồi mới đề xuất hình thức hợp tác phù hợp với đơn vị.
Gửi anh chị đang làm việc cộng đồng,
Việc anh chị làm đáng được nhiều người biết tới, nếu anh chị muốn.
Chưa chắc chắn cũng không sao. Gọi hoặc nhắn một dòng để hỏi trước, HVSC giải thích cách làm, anh chị quyết định có gửi giới thiệu hay không.
Thân mến,
HVSC – Học viện Sẻ chia
