Cơ quan, đơn vị sự nghiệp
- Đoàn công tác, học tập kinh nghiệm, khảo sát nước ngoài
- Hạng ghế theo quy định của đơn vị
- Hoá đơn, mặt vé, xác nhận đặt chỗ cho quyết toán
D1ĐOÀNMICE
Vé máy bay đoàn công tác, một đầu mối từ báo giá tới quyết toán
Vé máy bay cho đoàn của cơ quan, doanh nghiệp: công tác, khảo sát, hội nghị, hội chợ, chuyến khen thưởng (MICE). Booker lo báo giá đoàn, giữ chỗ, đổi tên khi danh sách thay đổi, hoá đơn VAT gộp và bảng kê phục vụ quyết toán.
- Giữ chỗ nhóm, chốt tên sau
- Hoá đơn VAT gộp, bảng kê từng người
- Chứng từ phục vụ quyết toán
GROUP MANIFEST · HVSCMột đầu mối
Gửi bằng form, Zalo (kèm ảnh chụp hành trình nếu có) hoặc điện thoại. Chưa cần thanh toán lúc này.
Dành cho ai
Bốn kiểu đoàn HVSC thường phục vụ
Mỗi kiểu đoàn có một mối lo riêng: cơ quan cần chứng từ chuẩn, doanh nghiệp cần đổi lịch nhanh, ban tổ chức cần khách mời từ nhiều nơi về đúng giờ.
Doanh nghiệp
- Nhân sự đi công tác thường xuyên
- Đoàn dự hội chợ, triển lãm
- Đối tác nước ngoài sang Việt Nam làm việc
Ban tổ chức sự kiện, hội nghị
- Vé cho diễn giả, khách mời từ nhiều thành phố
- Canh giờ hạ cánh gần nhau để đón một lượt
- Danh sách thay đổi tới sát ngày
Phòng nhân sự
- Chuyến du lịch khen thưởng, team building xa
- Gia đình nhân viên đi cùng
- Ngân sách cố định, cần phương án rõ ràng
Quy trình
HVSC làm gì cho một đoàn
Năm bước, một đầu mối. Người phụ trách đoàn chỉ cần làm việc với HVSC thay vì với từng hãng bay.
- 01Yêu cầu
Nhận yêu cầu
Số người, điểm đi (có thể nhiều thành phố), điểm đến, khung ngày, hạng ghế, ngân sách nếu có.
- 02Báo giá
Báo giá đoàn
2–3 phương án: giá trọn gói mỗi người, hành lý, điều kiện đổi, hoàn, hạn đặt cọc và hạn chốt tên.
- 03Giữ chỗ
Giữ chỗ, chốt danh sách
HVSC giữ chỗ nhóm với hãng; đơn vị gửi danh sách theo mẫu: họ tên theo hộ chiếu, ngày sinh, số hộ chiếu.
- 04Chứng từ
Xuất vé, chứng từ
Mặt vé từng người, bảng tổng hợp đoàn, hoá đơn VAT gộp, xác nhận đặt chỗ phục vụ quyết toán.
- 05Theo dõi
Theo dõi chuyến
Người phụ trách được báo khi chuyến đổi giờ; booker trực 24/7 khi có sự cố trên đường đi.
Mẫu danh sách đoàn
Danh sách đoàn cần những cột nào
Gửi danh sách theo đúng các cột dưới giúp HVSC chốt tên một lần, không phải hỏi lại. Dòng ví dụ chỉ để minh hoạ cách ghi.
| Cột | Cách ghi | Ví dụ minh hoạ |
|---|---|---|
| Họ tên theo hộ chiếu | In hoa, không dấu, đúng thứ tự trên hộ chiếu | NGUYEN VAN AN |
| Giới tính, danh xưng | Ông, bà, anh, chị | Ông |
| Ngày sinh | Ngày/tháng/năm | 01/01/1980 |
| Số hộ chiếu, hạn | Với chuyến quốc tế | C0000000 – 01/01/2030 |
| Điểm đi | Khi đoàn xuất phát từ nhiều thành phố | Hà Nội |
| Ghi chú | Suất ăn, xe lăn, chỗ ngồi, số thẻ hội viên | Ăn chay |
Vé lẻ hay vé đoàn
Ba cách đặt cho một nhóm người
Không phải nhóm nào cũng nên đặt vé đoàn. Booker so các cách trên cùng hành trình và đề xuất cách hợp với lịch, ngân sách và mức chắc chắn của danh sách.
Vé đoàn
Giữ số ghế trước, nộp tên sau.
- Ưu điểm
- Cả đoàn bay chung, có thể đổi tên theo điều kiện
- Lưu ý
- Đặt cọc, hạn chốt tên theo hãng
- Hợp với
- Lịch chắc, danh sách có thể còn đổi
Vé lẻ đặt cùng lúc
Mỗi người một vé, cùng chuyến.
- Ưu điểm
- Linh hoạt từng người
- Lưu ý
- Đặt sát ngày dễ bị tách chuyến
- Hợp với
- Dưới 10 khách, tên đã chốt
Hội quân tại điểm đến
Mỗi người bay từ thành phố của mình.
- Ưu điểm
- Không phải gom về một nơi
- Lưu ý
- Canh giờ hạ cánh gần nhau
- Hợp với
- Hội nghị, khách mời nhiều tỉnh
Tình huống hay gặp
Đoàn đông, chuyện thay đổi là bình thường
Điều quan trọng là biết trước mình được đổi gì, đến lúc nào, mất bao nhiêu. Báo giá của HVSC ghi rõ những điều đó trước khi đơn vị đặt cọc.
Danh sách đổi sát ngày
Lãnh đạo đổi người đi, thêm khách mời, bớt người vì việc đột xuất.
Đổi tên hoặc giảm khách theo điều kiện vé đoàn đã ghi trong báo giá; báo phí trước khi làm.
Khách từ nhiều thành phố
Đoàn có người ở Hà Nội, người ở TP.HCM, người ở Đà Nẵng cùng về một hội nghị.
Đặt vé lẻ cho từng điểm đi và canh giờ hạ cánh gần nhau, hoặc gom về một điểm nếu tiết kiệm hơn.
Kế toán cần chứng từ
Hoá đơn sai tên đơn vị, thiếu bảng kê, thiếu xác nhận đặt chỗ.
Lưu thông tin xuất hoá đơn; gửi hoá đơn gộp, bảng kê từng người và xác nhận đặt chỗ.
Sự cố khi đoàn đang đi
Chuyến trễ, đổi giờ, một thành viên lỡ chuyến.
Báo người phụ trách đoàn, làm việc với hãng để đổi chuyến; booker trực 24/7.
Khách công tác thường xuyên
Khi doanh nghiệp đặt vé hằng tháng
Với doanh nghiệp có nhân sự bay nhiều, phần lớn thời gian mất ở khâu hỏi lại thông tin và gom hoá đơn. HVSC giảm hai việc đó.
Hồ sơ hành khách lưu sẵn
Tên theo hộ chiếu, số thẻ hội viên hãng bay, chỗ ngồi ưa thích, suất ăn. Lần sau chỉ cần nhắn tên người đi, chặng và ngày.
Theo đúng quy định chi tiêu
Hạng ghế cho từng cấp, hãng ưu tiên, giới hạn giá. HVSC báo giá theo đúng quy định đó, ghi rõ khi phương án vượt khung để người duyệt quyết định.
Hoá đơn gộp theo tháng
Hoá đơn VAT gộp theo tháng kèm bảng kê từng chuyến: người đi, chặng, ngày, số vé. Phòng kế toán đối chiếu một lần.
Thanh toán
Chuyển khoản trước khi xuất vé vào tài khoản Công ty TNHH Quốc tế Học viện Sẻ Chia HVSC. Hạn thanh toán theo thời hạn giữ chỗ của hãng, ghi trên báo giá.
Một đầu mối khi có sự cố
Nhân viên đang công tác gặp trễ chuyến, huỷ chuyến gọi hoặc nhắn Zalo 090.1800.918. Booker xử lý và báo lại cho người phụ trách ở công ty.
Quyết toán
Chứng từ đoàn nhận được
Những gì HVSC gửi sau khi xuất vé, và những gì hành khách tự giữ theo quy định quyết toán của đơn vị.
HVSC gửi
- Hoá đơn VAT (từng vé hoặc gộp đoàn)
- Mặt vé điện tử từng người
- Bảng tổng hợp đoàn
- Xác nhận đặt chỗ
Hành khách tự giữ
- Thẻ lên máy bay sau chuyến bay
- Biên nhận phí phát sinh tại sân bay (nếu có)
- Giấy tờ theo quy định riêng của đơn vị
Kinh nghiệm tổ chức đoàn
Để chuyến đoàn trơn tru từ ngày đầu
Những điều người phụ trách đoàn có kinh nghiệm thường làm sớm, và booker HVSC hay nhắc khách lần đầu tổ chức.
Sớm về thời gian
- Gửi kế hoạch khi có khung ngày, chưa cần danh sách tên
- Ghi rõ hạn chốt danh sách nội bộ, sớm hơn hạn của hãng
- Chừa thời gian cho hồ sơ visa nếu đi nước ngoài
Rõ về giấy tờ
- Thu ảnh hộ chiếu từng người theo một đầu mối
- Kiểm hạn hộ chiếu trước khi nộp tên
- Thống nhất thông tin xuất hoá đơn với kế toán
Một người phụ trách
- Chỉ định trưởng đoàn có số điện thoại trực
- Trưởng đoàn giữ bảng tổng hợp và mặt vé cả đoàn
- Thống nhất điểm tập trung ở sân bay
Kế hoạch đoàn
Gửi kế hoạch đoàn, nhận báo giá để so sánh
Chưa có danh sách tên vẫn nhận được báo giá. Chỉ cần: chặng bay · khung ngày · số người ước tính · hạng ghế. Booker gửi 2–3 phương án để so sánh.
Hotline090.1800.918
Hoá đơnGộp đoàn
Đầu mốiMột
Hỏi nhanh, đáp gọn
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi của người phụ trách đoàn và phòng kế toán.
Đoàn có người xuất phát từ nhiều thành phố thì đặt thế nào?
HVSC đặt vé lẻ cho từng điểm đi và canh giờ hạ cánh gần nhau tại điểm đến, hoặc gom về một điểm rồi bay chung nếu tiết kiệm hơn. Báo giá ghi rõ từng phương án.
Danh sách đoàn thay đổi sát ngày thì sao?
Vé đoàn của nhiều hãng cho đổi tên hoặc giảm số khách trong thời hạn nhất định, có hoặc không có phí. Điều kiện này được ghi trong báo giá trước khi đặt cọc.
HVSC có cung cấp chứng từ cho quyết toán công tác phí không?
Có. Đoàn nhận hoá đơn VAT, mặt vé điện tử từng người và xác nhận đặt chỗ. Thẻ lên máy bay do hành khách giữ sau chuyến bay theo quy định quyết toán của đơn vị.
HVSC có lo khách sạn, xe đưa đón cho đoàn không?
HVSC tập trung vào vé máy bay và dịch vụ sân bay. Các phần khác của chuyến đi, HVSC có thể giới thiệu đơn vị phù hợp khi đoàn cần.
Từ bao nhiêu người thì nên đặt vé đoàn?
Thường từ khoảng 10 khách trên cùng hành trình. Nhóm nhỏ hơn có thể đặt vé lẻ cùng lúc; booker so hai cách và đề xuất.
Đoàn đi chuyến khen thưởng có gia đình nhân viên đi cùng thì sao?
Booker đặt chung trong đoàn nếu cùng hành trình, ghi rõ ai thuộc ngân sách công ty và ai tự chi trả để tách hoá đơn khi cần. Trẻ em, người lớn tuổi được đăng ký dịch vụ hỗ trợ như vé thường.
Doanh nghiệp có được thanh toán sau khi bay không?
HVSC thu tiền trước khi xuất vé. Hạn thanh toán và đặt cọc theo điều kiện của hãng được ghi trong báo giá.
