Excel cho người đi làm: 12 hàm và thao tác đáng học trước

Nếu chỉ có vài buổi để học Excel, hãy bắt đầu với 12 mục sau: ba hàm tính toán, ba hàm làm sạch dữ liệu, ba hàm tra cứu và tổng hợp, cùng ba thao tác tiết kiệm thời gian. Bộ này đủ để làm bảng chấm công, báo cáo bán hàng hay sổ theo dõi chi tiêu mà không phải làm tay từng dòng.

Danh sách dựa trên trang trợ giúp của Microsoft về các nhóm hàm Excel, bảng phím tắt và hướng dẫn từng hàm, đối chiếu với danh mục hàm của Google Sheets. Ví dụ trong bài là số liệu tự dựng để minh hoạ.

Hàm tính toán nào dùng hằng ngày?

1. SUM cộng tổng các ô. Phím tắt Alt+= chèn nhanh công thức tổng cho cột đang chọn.
2. AVERAGE và COUNT: AVERAGE tính trung bình, COUNT đếm số ô chứa số. Hai hàm này giúp bạn kiểm tra nhanh cột doanh thu có đủ dòng và mức trung bình có hợp lý không.
3. IF trả về kết quả này nếu điều kiện đúng, kết quả khác nếu sai. Ví dụ =IF(C2>B2,"Vượt ngân sách","Trong ngân sách"). Chữ trong công thức phải đặt giữa dấu nháy kép, thiếu dấu thường sinh lỗi #NAME?.

Làm sạch dữ liệu bằng hàm nào?

Dữ liệu nhập tay hay bị thừa khoảng trắng hoặc lệch định dạng, làm công thức tra cứu sai.

4. TRIM xoá khoảng trắng thừa trong văn bản. Hãy dùng trước khi tra cứu hoặc đếm theo tên.
5. TEXTJOIN nối chữ từ nhiều ô với dấu phân cách bạn chọn, tiện để ghép họ tên hoặc địa chỉ. CONCAT cũng nối được nhưng không có tuỳ chọn dấu phân cách.
6. TODAY trả về ngày hiện tại và tự đổi mỗi lần mở file, hữu ích cho cột “còn bao nhiêu ngày đến hạn”. Nếu cần ghi cố định ngày nhập, dùng phím tắt Ctrl+; để chèn ngày hiện tại thành giá trị.

Tra cứu và tổng hợp theo điều kiện thế nào?

7. VLOOKUP và XLOOKUP tìm một giá trị trong bảng và lấy dữ liệu cùng dòng. VLOOKUP chỉ tìm ở cột đầu của vùng chọn. XLOOKUP, theo Microsoft, tìm theo mọi hướng và mặc định so khớp chính xác. Lưu ý XLOOKUP không có trong Excel 2016 và 2019. Bài VLOOKUP hay XLOOKUP dùng cái nào (sắp đăng ngày 01/11/2026) sẽ so sánh chi tiết bằng ví dụ bảng giá.
8. SUMIFS cộng các ô thoả một hoặc nhiều điều kiện, ví dụ tổng doanh thu của một nhân viên trong một tháng. Vùng cần cộng đứng đầu trong công thức, khác với SUMIF.
9. COUNTIFS đếm số dòng thoả nhiều điều kiện, như số đơn “đã giao” của khu vực miền Bắc. Cách dùng cả hai hàm nằm trong bài SUMIFS và COUNTIF để làm báo cáo theo điều kiện (sắp đăng ngày 10/11/2026).

Thao tác nào giúp làm nhanh hơn?

10. Phím F4 khi con trỏ nằm trong địa chỉ ô của công thức sẽ đổi giữa tham chiếu tương đối và tuyệt đối, tránh lỗi khi kéo công thức xuống nhiều dòng.
11. Ctrl+T biến vùng dữ liệu thành bảng, có sẵn bộ lọc, tự mở rộng khi bạn thêm dòng. Công thức viết bằng tên cột cũng dễ đọc hơn.
12. FILTER, SORT, UNIQUE là nhóm hàm lọc, sắp xếp và lấy danh sách không trùng. Nhóm này có trên Excel bản mới và cả Google Sheets. Nếu máy bạn dùng bản cũ, hãy dùng bộ lọc bảng thay thế.

Nếu bạn quen bảng tính nhưng chưa quen máy tính nói chung, bài tin học văn phòng cho người lớn tuổi lộ trình 4 tuần là điểm bắt đầu nhẹ nhàng.

Học 12 mục này theo thứ tự nào?

Tuần một dành cho nhóm tính toán và nhóm làm sạch. Tuần hai học tra cứu và tổng hợp, tuần ba luyện các thao tác. Mỗi tuần hãy làm lại một bảng thật của bạn, chẳng hạn danh sách khách, thay vì chỉ xem ví dụ. Khi bảng tính lớn dần và bạn cần theo dõi khách hàng, đọc thêm khi nào nên chuyển từ bảng tính sang CRM.

Khi gặp lỗi, đừng xoá công thức vội. Mở trang hướng dẫn của hàm đó, xem mục lỗi thường gặp: #N/A nghĩa là không tìm thấy giá trị, #REF! thường do số cột tham chiếu vượt quá vùng chọn, #NAME? thường do gõ sai tên hàm hoặc thiếu dấu nháy.

Trong chuỗi bài này

Bài này là trụ của chuỗi “Excel và văn phòng”. Các bài chi tiết:

• VLOOKUP và XLOOKUP: dùng cái nào, ví dụ tra bảng giá đơn giản (sắp đăng ngày 01/11/2026) (ngày 01/11/2026)
• SUMIFS và COUNTIF: tổng hợp báo cáo theo điều kiện không cần pivot (sắp đăng ngày 10/11/2026) (ngày 10/11/2026)
• PivotTable trong 15 phút: từ bảng dữ liệu thô đến báo cáo gọn (sắp đăng ngày 21/11/2026) (ngày 21/11/2026)
• Lọc, sắp xếp, cố định dòng: thao tác giúp bảng lớn dễ đọc (sắp đăng ngày 30/11/2026) (ngày 30/11/2026)
• Google Sheets thay Excel được không? So sánh cho công việc nhóm nhỏ (sắp đăng ngày 07/12/2026) (ngày 07/12/2026)
• Định dạng có điều kiện: tự tô màu cảnh báo trễ hạn, vượt ngân sách (sắp đăng ngày 16/12/2026) (ngày 16/12/2026)

자주 묻는 질문

Người mới nên học hàm nào trước trong Excel?

Bắt đầu với SUM, AVERAGE, COUNT và IF, vì chúng xuất hiện trong hầu hết bảng tính công việc. Sau đó học hàm tra cứu và hàm tổng hợp theo điều kiện.

Excel 2016 hoặc 2019 có dùng được XLOOKUP không?

Theo trang hướng dẫn của Microsoft, XLOOKUP không có trong Excel 2016 và 2019. Bạn có thể dùng VLOOKUP hoặc INDEX kết hợp MATCH. Excel 2021, 2024 và Microsoft 365 có XLOOKUP.

Google Sheets có các hàm này không?

Phần lớn có, như SUM, IF, VLOOKUP, XLOOKUP, SUMIFS, COUNTIF, FILTER, SORT và UNIQUE. Danh sách đầy đủ có trên trang trợ giúp của Google Sheets, có ô tìm kiếm theo từ khoá.

Học thuộc công thức hay học cách đọc lỗi?

Cả hai, nhưng đọc lỗi giúp bạn tự sửa nhanh hơn. Các mã như #N/A, #REF! và #NAME? đều có nguyên nhân thường gặp mà Microsoft mô tả trong từng trang hàm.

Thông tin mang tính tham khảo: nội dung tổng hợp từ 5 nguồn chính thống nêu bên dưới, theo tình trạng tại thời điểm tra cứu (10/2026). Hãy kiểm tra lại trên trang chính thức trước khi quyết định. Cập nhật 23/10/26.

참고 자료

• Microsoft — Excel functions (by category): https://support.microsoft.com/office/excel-functions-by-category-5f91f4e9-7b42-46d2-9bd1-63f26a86c0eb
• Microsoft — Keyboard shortcuts in Excel: https://support.microsoft.com/office/keyboard-shortcuts-in-excel-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f
• Microsoft — XLOOKUP function: https://support.microsoft.com/office/xlookup-function-b7fd680e-6d10-43e6-84f9-88eae8bf5929
• Microsoft — SUMIFS function: https://support.microsoft.com/office/sumifs-function-c9e748f5-7ea7-455d-9406-611cebce642b
• Google — Google Sheets function list: https://support.google.com/docs/table/25273