Bộ ứng dụng văn phòng thường là khoản bản quyền lớn nhất của một công ty, vì gần như mọi nhân viên đều cần. LibreOffice là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở; theo trang chủ, phần mềm phát hành theo giấy phép Mozilla Public License 2.0 (MPL 2.0). Bộ gồm Writer (văn bản), Calc (bảng tính), Impress (trình chiếu), Draw (vẽ), Base (cơ sở dữ liệu) và Math (công thức). Chuyển cả công ty một lúc thường không khôn ngoan; chuyển theo nhóm việc và theo mức độ phụ thuộc vào tính năng riêng là cách an toàn hơn.
Tương ứng giữa hai bộ ứng dụng
- Word tương ứng Writer; Excel tương ứng Calc; PowerPoint tương ứng Impress.
- LibreOffice dùng định dạng mở ODF (.odt, .ods, .odp) làm mặc định, nhưng mở và lưu được .docx, .xlsx, .pptx.
- Chạy trên Windows, macOS, Linux, không tính phí giấy phép theo máy.
Bảng so sánh tính năng thường dùng
Nhận định chung để định hướng; mức tương thích phụ thuộc độ phức tạp của từng tệp.
| Nhu cầu | Microsoft Office | LibreOffice |
|---|---|---|
| Soạn văn bản, bảng biểu, mục lục | Đầy đủ | Đầy đủ cho nhu cầu phổ biến |
| Mở tệp .docx, .xlsx, .pptx | Gốc | Mở được; tệp có bố cục phức tạp có thể lệch |
| Công thức Excel thông dụng | Đầy đủ | Phần lớn công thức thông dụng chạy được; hàm mới hoặc đặc thù cần kiểm tra |
| Macro | VBA | Hỗ trợ một phần VBA, thường cần viết lại macro phức tạp |
| Bảng Pivot, biểu đồ | Đầy đủ | Có, giao diện khác |
| Trình chiếu hiệu ứng nâng cao | Nhiều | Có ở mức cơ bản đến khá |
| Cộng tác thời gian thực qua đám mây | Có dịch vụ đi kèm | Cần dựng hệ thống riêng hoặc dùng dịch vụ khác |
| Tích hợp email, lịch, Teams | Có | Không đi kèm, dùng giải pháp khác |
| Chi phí giấy phép | Trả phí theo kỳ hoặc mua đứt | Không phí giấy phép |
Các bước chuyển đổi gợi ý
- Phân nhóm người dùng. Nhóm 1: chỉ soạn văn bản, bảng tính đơn giản. Nhóm 2: dùng công thức, bảng pivot nhiều. Nhóm 3: phụ thuộc macro VBA hoặc add-in. Bắt đầu với nhóm 1.
- Kiểm kê tệp và macro. Tìm các bảng tính có macro, liên kết giữa các tệp, mẫu biểu bắt buộc. Đây là nơi có rủi ro cao nhất.
- Thử với tệp thật. Mở 20 đến 30 tệp tiêu biểu: hợp đồng, báo giá, báo cáo, mẫu biểu. Kiểm tra font, bảng, ngắt trang, công thức, biểu đồ.
- Thống nhất định dạng trao đổi. Với khách hàng, đối tác: gửi PDF khi không cần chỉnh sửa; thống nhất .docx hoặc .xlsx khi họ cần sửa.
- Chuẩn hoá font và mẫu. Cài chung bộ font, tạo mẫu tài liệu của công ty ở định dạng mới.
- Triển khai theo đợt. Mỗi đợt một phòng ban, đào tạo xong mới gỡ bản cũ. Giữ vài giấy phép cho vị trí thật sự cần.
Rủi ro và hạn chế cần nói thẳng
- Macro và add-in. Bảng tính kế toán, báo cáo tự động dựa trên VBA có thể cần viết lại.
- Bố cục phức tạp. Tài liệu nhiều bảng lồng, hộp văn bản, định dạng đặc biệt có thể lệch khi mở. Nên gửi PDF cho bản cuối.
- Cộng tác và hệ sinh thái. Nếu doanh nghiệp dựa nhiều vào lưu trữ đám mây, lịch, họp trực tuyến đi kèm gói Office, cần giải pháp thay thế riêng.
- Thói quen người dùng. Thời gian đầu năng suất có thể giảm; đào tạo là khoản không nên cắt.
- Hỗ trợ. Không có số tổng đài của hãng; cần đơn vị hỗ trợ kỹ thuật hoặc cộng đồng.
Cách tính chi phí cho doanh nghiệp mình
Chi phí hiện tại mỗi năm là số người dùng thật nhân phí bản quyền mỗi người mỗi kỳ. Chi phí chuyển đổi gồm cài đặt, đào tạo, kiểm tra tệp, viết lại macro (nếu có) và thời gian làm quen. Chi phí hỗ trợ sau đó phát sinh hằng năm. Hãy so sánh trên 2 đến 3 năm bằng số thật; HVSC không đưa số tiết kiệm mẫu.
| Khoản | Cách tính |
|---|---|
| Hiện tại | Số người × phí mỗi kỳ × số kỳ mỗi năm |
| Chuyển đổi | Cài đặt + đào tạo + viết lại macro + thời gian làm quen |
| Duy trì | Hỗ trợ, cập nhật, sao lưu |
HVSC hỗ trợ cài đặt và đào tạo
HVSC khảo sát nhóm người dùng và các tệp quan trọng, kiểm tra tương thích trước, cài đặt LibreOffice đồng loạt, chuẩn hoá font và mẫu tài liệu, đào tạo theo từng phòng ban. Với tệp có macro, chúng tôi đánh giá mức độ viết lại trước khi anh chị quyết định. Xem thêm chuyên mục phần mềm mã nguồn mở.
Nguồn chính thức
- LibreOffice: libreoffice.org/about-us/licenses
Cần website, app hoặc phần mềm cho doanh nghiệp?
HVSC bán những hệ thống đã chạy thật, bàn giao kèm vận hành và bảo trì.
Câu hỏi thường gặp
LibreOffice có miễn phí cho doanh nghiệp không?
Theo trang giấy phép chính thức, LibreOffice phát hành theo MPL 2.0, không thu phí giấy phép; anh chị đọc điều khoản để nắm đầy đủ.
Tệp Word, Excel có mở được không?
Mở và lưu được các định dạng phổ biến; tệp phức tạp có thể lệch nhẹ bố cục, nên thử với tệp thật.
Macro VBA có chạy không?
Hỗ trợ một phần. Macro phức tạp thường cần kiểm tra và viết lại.
Nên chuyển cả công ty một lần không?
Không nên. Chuyển theo nhóm và theo đợt, bắt đầu với nhóm chỉ soạn thảo đơn giản.
