Cộng đồng · Dịch vụ cho doanh nghiệp
Thuê ngoài CSR: HVSC lo từ thiết kế chương trình tới báo cáo
Nhân viên của anh chị lo một việc: làm thật và kể lại bằng giọng của mình. Phần điều phối, giấy tờ và báo cáo do HVSC làm, doanh nghiệp duyệt từng bước.
Doanh nghiệp giao từng phần hoặc cả bộ cho HVSC: thiết kế chương trình, vận hành ngày hoạt động, truyền thông, báo cáo tác động. HVSC cũng giới thiệu tổ chức cộng đồng phù hợp để cùng làm. Dịch vụ có phí, báo giá theo quy mô; tiền tài trợ cho dự án luôn tách riêng phí dịch vụ.
- Tiền tài trợ tách riêng phí dịch vụ
- Doanh nghiệp duyệt từng bước
- Báo cáo ghi đúng việc đã làm
Bảng phân cảnh một chương trình CSR
- Cảnh 1Thiết kế chương trình
- Cảnh 2Vận hành, nhân viên cùng làm
- Cảnh 3Truyền thông, kể thật
- Cảnh 4Báo cáo tác động
Vì sao CSR cần được kể đúng, không chỉ làm đúng
Nhiều doanh nghiệp làm việc tốt thật, nhưng thứ còn lại sau chương trình chỉ là vài tấm ảnh băng rôn và một bài đăng giống hàng trăm bài khác. Người đọc lướt qua, nhân viên tham gia không thấy mình trong câu chuyện, còn cộng đồng được hỗ trợ đôi khi bị chụp cận mặt mà không ai hỏi ý.
Ở chiều ngược lại, có chương trình nói quá: dùng số liệu chưa ai đếm, gọi một buổi trao quà là “thay đổi cuộc sống”, hoặc biến người khó khăn thành phông nền cho logo. Khách hàng và báo chí bây giờ nhận ra điều đó rất nhanh, và một bài đăng phóng đại có thể làm hỏng cả năm làm việc tử tế.
Kể đúng nghĩa là kể bằng lý do thật vì sao doanh nghiệp chọn việc này, bằng giọng của chính nhân viên đã tham gia, với những điều có thể kiểm chứng, và với sự tôn trọng người nhận hỗ trợ. Một câu chuyện như vậy sống lâu hơn một chiến dịch, và là thứ HVSC giúp doanh nghiệp làm được.
Làm từ thiện là phải có kế hoạch, tổ chức bài bản… mọi thứ phải được minh bạch, rõ ràng và cập nhật tình hình liên tục.
Bốn phần việc giao cho HVSC
Chọn một phần hoặc giao cả bộ. HVSC làm từ lúc chọn dự án tới khi bản báo cáo được bàn giao, còn nhân viên doanh nghiệp vẫn là người đứng giữa hoạt động.
- 1
Thiết kế chương trình
Từ mục tiêu, ngân sách và số nhân viên muốn tham gia, HVSC dựng chương trình: loại hoạt động, địa điểm, lịch, vai trò từng người, những điều cần tránh. Kèm phương án giấy tờ ngay từ đầu: hợp đồng, biên bản tài trợ, biên nhận. Ngày hội tình nguyện được thiết kế để nhân viên cùng dạy, cùng làm, cùng trò chuyện, chứ không chỉ đứng trao quà rồi về.
- 2
Vận hành ngày hoạt động
Liên hệ đơn vị nhận, chốt danh sách người tham gia, lo hậu cần, tập huấn nhân viên trước giờ đi và điều phối trong ngày. Doanh nghiệp chưa có dự án trong tay thì HVSC giới thiệu tổ chức cộng đồng phù hợp, sau khi đã gặp và hỏi kỹ. Nhân viên đến để làm, không phải lo giấy tờ.
- 3
Truyền thông: hai cách làm
HVSC sản xuấtHVSC xây kịch bản, phân cảnh, quay và dựng video; soạn hướng dẫn hình ảnh, thông tin cho các bên truyền thông cùng đưa tin.Nhân viên tự làmHVSC tập huấn chính nhân viên doanh nghiệp quay, chụp đẹp bằng điện thoại, tương tác và kể câu chuyện về lý do tham gia, ý nghĩa của hoạt động.Đầu ra là bài viết, bản tin gửi báo chí, video ngắn dọc để doanh nghiệp tự đăng; cần đi đường dài thì thêm một kênh video theo yêu cầu.
- 4
Báo cáo tác động
Bản báo cáo ghi việc đã làm, ai tham gia (có điểm danh), khoản chi có chứng từ, phản hồi của đơn vị nhận. Chỉ số nào đếm được thì ghi; không đếm được thì nói rõ là không đếm, không dựng con số cho đẹp. Phần định tính thì để chính nhân viên và đơn vị nhận kể lại bằng lời của họ, không diễn giải thêm. Dùng được cho báo cáo nội bộ hoặc báo cáo phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nền tảng HVSC mang vào
HVSC không bắt đầu từ con số không. Người sáng lập và đội ngũ đã tự tổ chức hoạt động cộng đồng nhiều năm: lớp công nghệ cho người cao tuổi từ 2015, ngày hội Vườn sách treo năm 2016, phụ trách truyền thông cho dự án “Nào ta cùng buýt”, điều phối chương trình Trung thu cho trẻ em khó khăn năm 2020. Song song, HVSC làm marketing số và video marketing cho doanh nghiệp. Dịch vụ này ghép hai phần đó lại: hiểu cách làm cộng đồng từ bên trong, và biết cách kể cho đúng người xem. Chi tiết từng hoạt động ở trang Hoạt động cộng đồng của HVSC.
Những loại dự án có thể kết nối
Dưới đây là loại hình, không phải danh sách dự án có sẵn. Về phía tổ chức, HVSC làm việc với đơn vị thiện nguyện, cộng đồng, cơ quan nhà nước, phi chính phủ, nhóm tự phát và đơn vị có thể xuất hoá đơn VAT (xem cách kết nối). Dự án cụ thể được đề xuất sau buổi khảo sát, khi đã hiểu doanh nghiệp muốn gì và nhân viên làm được gì.
- Người cao tuổi và công nghệLớp dùng điện thoại an toàn, chống lừa đảo; nhân viên làm người kèm, rất hợp với doanh nghiệp công nghệ, ngân hàng, viễn thông.
- Giáo dục, kỹ năngBuổi chia sẻ nghề, hướng nghiệp, kỹ năng số cho học sinh, sinh viên; nhân viên mang chính chuyên môn của mình tới lớp.
- Sách và văn hoá đọcGóp sách, dựng góc đọc, ngày hội sách cộng đồng theo tinh thần Vườn sách treo.
- Môi trườngHoạt động xanh có thể đo được bằng việc làm cụ thể, không dừng ở khẩu hiệu.
- Trẻ em có hoàn cảnh khó khănChương trình theo dịp như Trung thu, năm học mới; ưu tiên cách làm giữ phẩm giá của các em.
- Cộng đồng tại địa phươngHoạt động ngay quanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng, nhà máy, để mối quan hệ được giữ lâu dài.
Quy trình 6 bước, từ buổi khảo sát tới bản báo cáo
- 01Khảo sát
Trao đổi với doanh nghiệp: mục tiêu, ngân sách dự kiến, số nhân viên tham gia, thời điểm, địa bàn, những điều cần tránh.
Đầu ra: bản tóm tắt nhu cầu - 02Chọn dự án
HVSC đề xuất dự án phù hợp, gặp đơn vị phụ trách dự án, xác nhận nhu cầu thật và cách báo cáo nguồn lực.
Đầu ra: đề xuất dự án - 03Thiết kế hoạt động
Lên chương trình chi tiết: nhân viên làm gì, ở đâu, bao lâu; kịch bản hình ảnh; danh sách xin phép hình ảnh.
Đầu ra: kế hoạch và kịch bản - 04Tập huấn quay, chụp, kể chuyện
Buổi tập huấn cho nhóm nhân viên được chọn: quay dọc bằng điện thoại, chụp tự nhiên, đặt câu hỏi phỏng vấn, đạo đức hình ảnh.
Đầu ra: nhóm “phóng viên nội bộ” - 05Triển khai và ghi hình
Ngày hoạt động diễn ra. HVSC điều phối, ghi hình theo kịch bản hoặc hỗ trợ nhân viên tự ghi hình.
Đầu ra: tư liệu thô đã sắp xếp - 06Biên tập, phân phối, báo cáo
Dựng video, viết bài, chuẩn bị nội dung cho từng kênh; báo cáo việc đã làm và nguồn lực đã dùng.
Đầu ra: bộ nội dung và báo cáo
Thời gian mỗi bước tuỳ quy mô. Doanh nghiệp có thể dừng sau bước 2 nếu chỉ cần kết nối, hoặc chỉ đặt bước 4 và 6 nếu đã có sẵn hoạt động.
Tập huấn nhân viên tự quay, tự kể
Câu chuyện hay nhất về hoạt động cộng đồng thường nằm trong điện thoại của nhân viên. Tập huấn giúp những khoảnh khắc đó dùng được, và kể được.
- Quay dọc cho đẹpCầm máy chắc, quay ngang tầm mắt, tận dụng ánh sáng tự nhiên, thu tiếng rõ; quay đủ cảnh rộng, cảnh gần, cảnh chi tiết.
- Chụp tự nhiênChụp lúc mọi người đang làm việc, không bắt xếp hàng tạo dáng; ưu tiên bàn tay, nụ cười, khoảnh khắc trò chuyện.
- Ba câu hỏi để kểVì sao tôi tham gia? Tôi đã thấy gì? Tôi mang về điều gì? Ba câu đủ cho một video ngắn chân thật.
- Đăng và tương tácViết chú thích tự nhiên, gắn đúng trang doanh nghiệp, trả lời bình luận; thống nhất trước điều gì nên và không nên đăng.
- Đạo đức hình ảnhXin phép trước khi quay, chụp; không quay cận người yếu thế khi họ chưa đồng ý; không đăng thông tin cá nhân, địa chỉ nhà, hoàn cảnh riêng.
- Gửi tư liệu đúng cáchĐặt tên tệp, gửi về một thư mục chung, ghi chú ai trong ảnh đã đồng ý; để khâu biên tập sau đó không phải đoán.
Đầu ra doanh nghiệp nhận được
Tất cả nội dung được bàn giao để doanh nghiệp tự đăng trên nền tảng của mình. Danh sách cụ thể chốt theo gói và quy mô.
- Bài viết dàiCâu chuyện đầy đủ về hoạt động, đăng trên website doanh nghiệp, có trích lời nhân viên tham gia.
- Bản tin gửi báo chíThông tin, hình ảnh đã xin phép, để doanh nghiệp gửi tới các toà soạn. Việc có đăng hay không do toà soạn quyết định.
- Bài mạng xã hộiChuỗi bài cho Facebook, LinkedIn, Zalo OA… viết theo giọng của từng kênh.
- Video ngắn dọcVideo short, reels kể bằng giọng nhân viên; có phụ đề để xem không cần bật tiếng.
- Video tổng kếtMột video ngang kể trọn chương trình, dùng cho website, sự kiện nội bộ, báo cáo.
- Bộ ảnh đã chọn lọcẢnh đã biên tập, kèm ghi chú quyền sử dụng của từng người trong ảnh.
- Báo cáo hoạt độngViệc đã làm, nguồn lực đã dùng, phản hồi của đơn vị nhận hỗ trợ; dùng cho báo cáo nội bộ hoặc báo cáo phát triển bền vững.
- Kênh video CSRNếu doanh nghiệp muốn đi đường dài: định dạng series, lịch quay, mẫu dựng để kênh tiếp tục ra nội dung đều đặn.
Ba gói tham khảo
Đây là dịch vụ có thu phí theo dự án. Mỗi doanh nghiệp một quy mô, nên HVSC báo giá sau buổi khảo sát, không có bảng giá chung.
- Gói 1
Kết nối
Dành cho doanh nghiệp đã có đội tổ chức và truyền thông riêng, cần tìm đúng dự án.
- Khảo sát nhu cầu
- Đề xuất và kết nối dự án
- Hỗ trợ thống nhất cách báo cáo nguồn lực
- Gói 2
Giao trọn bộ
Từ chọn dự án tới bài viết cuối cùng, cho một chương trình hoặc một ngày hội tình nguyện.
- Toàn bộ 6 bước quy trình, từ thiết kế tới vận hành
- Tập huấn nhân viên quay, chụp, kể chuyện
- Kịch bản, ghi hình, dựng video
- Bài viết, bản tin báo chí, bài mạng xã hội, báo cáo tác động
- Gói 3
Kênh video CSR
Cho doanh nghiệp muốn kể câu chuyện cộng đồng đều đặn, nhiều tháng.
- Định dạng series, video ngắn dọc
- Lịch quay theo hoạt động
- Dựng, phụ đề, gợi ý đăng
- Tập huấn nhóm nội dung nội bộ
Nguyên tắc minh bạch
Những điều HVSC ghi rõ trong đề xuất, để doanh nghiệp, nhân viên và cộng đồng đều yên tâm.
- Tiền tài trợ tách riêng phí dịch vụ. Khoản doanh nghiệp tài trợ cho dự án và phí dịch vụ của HVSC được ghi thành hai phần riêng trong đề xuất, để biết rõ bao nhiêu tới tay cộng đồng.
- Tiền tài trợ đi đâu phải báo lại được. Dự án được chọn phải có người phụ trách và cách báo cáo việc dùng nguồn lực; báo cáo được chuyển lại cho doanh nghiệp.
- Đồng ý hình ảnh trước khi quay, chụp. Với nhân viên tham gia và người được hỗ trợ; với trẻ em thì cần người giám hộ đồng ý. Ai không muốn xuất hiện thì không xuất hiện.
- Không khai thác hình ảnh người yếu thế. Không quay cận cảnh khó khăn để gây xúc động, không đăng hoàn cảnh riêng, không dàn dựng cảnh trao nhận.
- Hoá đơn và hợp đồng nói rõ từ đầu. Có xuất được hoá đơn VAT hay không còn tuỳ pháp nhân và hình thức hợp tác. HVSC tư vấn trước khi ký, và không hứa chắc khi chưa xem hồ sơ của hai bên.
- Nguyên tắc tài chính rõ ràng. Mặc định tiền tài trợ đi thẳng tới đơn vị nhận kèm biên nhận; mọi khoản phí dịch vụ (nếu có) nêu rõ bằng văn bản trước khi ký.
- Doanh nghiệp duyệt từng bước. Kế hoạch, ngân sách, nội dung truyền thông đều được gửi để doanh nghiệp xem và đồng ý trước khi làm. Chi phí tổ chức, hậu cần được ghi riêng trong ngân sách, tách khỏi tiền tài trợ cho dự án.
- Không phóng đại. Không đưa con số chưa đếm, không gọi một hoạt động là “thay đổi cuộc sống” khi chưa có căn cứ. Bài viết dựa trên việc đã làm thật.
- Đơn vị nhận hỗ trợ được góp ý. Nội dung nói về dự án được gửi cho đơn vị phụ trách dự án xem trước khi đăng, khi điều kiện cho phép.
Muốn xem HVSC tự làm cộng đồng thế nào trước khi trao đổi?
Xem hoạt động cộng đồng của HVSC Tổ chức muốn được kết nốiCâu hỏi thường gặp
01Dịch vụ CSR của HVSC có mất phí không?
Có. Đây là dịch vụ có thu phí theo dự án. HVSC báo giá sau buổi khảo sát, theo quy mô chương trình, số nhân viên tham gia và đầu ra truyền thông doanh nghiệp cần. Buổi trao đổi ban đầu chưa tính phí.
02Tiền tài trợ cho dự án và phí dịch vụ của HVSC có tách riêng không?
Có. Trong đề xuất, khoản doanh nghiệp tài trợ cho dự án cộng đồng và phí dịch vụ của HVSC được ghi thành hai phần riêng, để doanh nghiệp biết rõ phần nào tới tay cộng đồng. Việc dùng nguồn lực của dự án được báo cáo lại cho doanh nghiệp.
03Doanh nghiệp giao cho HVSC được những phần việc nào?
Bốn phần: thiết kế chương trình, vận hành ngày hoạt động, truyền thông, báo cáo tác động. Có thể giao một phần hoặc cả bộ. Nếu chưa có dự án, HVSC giới thiệu tổ chức cộng đồng phù hợp sau khi đã gặp và xác minh.
04Khoản tài trợ và phí dịch vụ có xuất được hoá đơn VAT không?
Tuỳ pháp nhân và hình thức hợp tác. HVSC tư vấn trước khi ký và không hứa chắc khi chưa xem hồ sơ của hai bên. Tiền tài trợ và phí dịch vụ là hai khoản riêng, chứng từ của từng khoản được ghi rõ trong hợp đồng.
05Báo cáo tác động của HVSC có những gì?
Việc đã làm, số người tham gia có điểm danh, khoản chi có chứng từ và phản hồi của đơn vị nhận hỗ trợ. Chỉ số nào không đếm được thì báo cáo ghi rõ là không đếm, HVSC không đưa con số chưa có căn cứ.
06HVSC đã có sẵn danh sách dự án để chọn chưa?
HVSC đề xuất dự án sau khi khảo sát nhu cầu của doanh nghiệp, theo các loại hình như người cao tuổi và công nghệ, giáo dục, sách, môi trường, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, cộng đồng địa phương. Tên dự án và đơn vị phụ trách chỉ được giới thiệu khi đơn vị đó đồng ý.
07Nhân viên không biết quay phim, chụp ảnh thì có tự làm truyền thông được không?
Được. HVSC có buổi tập huấn ngắn cho nhóm nhân viên: quay dọc bằng điện thoại, chụp tự nhiên, đặt câu hỏi phỏng vấn, đăng bài và đạo đức hình ảnh. Nếu doanh nghiệp không muốn nhân viên tự làm, HVSC xây kịch bản, quay và dựng toàn bộ.
08HVSC có cam kết bài được đăng trên báo không?
Không. HVSC chuẩn bị bản tin, hình ảnh đã xin phép để doanh nghiệp gửi các toà soạn. Việc đăng bài do toà soạn quyết định, nên HVSC không hứa trước kết quả này.
09Hình ảnh người được hỗ trợ được xử lý thế nào?
Chỉ quay, chụp khi người trong ảnh đồng ý; với trẻ em cần người giám hộ đồng ý. HVSC không quay cận cảnh hoàn cảnh khó khăn để gây xúc động, không đăng thông tin cá nhân, không dàn dựng cảnh trao nhận.
10Doanh nghiệp chỉ cần làm video và bài viết cho hoạt động đã có sẵn thì sao?
Được. Doanh nghiệp có thể chỉ đặt phần tập huấn, ghi hình và biên tập, phân phối nội dung cho hoạt động mình đã tự tổ chức. Phạm vi và báo giá chốt sau khi trao đổi.
11Làm sao để đặt lịch trao đổi?
Gọi 0939.502.093, hoặc gửi form liên hệ trên hvsc.vn, chọn mục Cộng đồng và ghi "CSR doanh nghiệp". Kể ngắn về doanh nghiệp, số nhân viên dự kiến tham gia và thời điểm mong muốn, HVSC sẽ liên hệ lại để hẹn buổi trao đổi.
Gửi phòng nhân sự, truyền thông, ban lãnh đạo,
Đặt lịch trao đổi CSR: 30 phút để xem hoạt động nào hợp với doanh nghiệp anh chị.
Kể ngắn cho HVSC về doanh nghiệp, số nhân viên muốn tham gia, thời điểm dự kiến và điều anh chị muốn cộng đồng nhận được. Chúng tôi liên hệ lại để hẹn buổi trao đổi, chưa tính phí ở bước này.
Thân mến,
HVSC – Học viện Sẻ chia
